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Assistant(e) de direction (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY1100-STEMAR-001
Lieu de travail : GRENOBLE
Date de publication : jeudi 28 juin 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1913.16 et 2030.47 euros bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant(e) de direction est chargé(e) d'organiser les activités de secrétariat du délégué régional et de son adjointe en collaboration avec l'assistante de gestion. Il/Elle recueille et traite les informations nécessaires à la préparation des décisions administratives. Il/Elle assure le suivi de dossiers administratifs transversaux et spécifiquement ceux liés à l'appui institutionnel aux unités de recherche. Il/elle contribue à la gestion des relations internes et externes.

Activités

-Coordonner et gérer l'agenda, les contacts (messagerie électronique, appels téléphoniques, visiteurs…) et les plannings ;
-Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions en collaboration avec l'assistante de gestion ;
-Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes et gérer les relations avec les services de la délégation et particulièrement le service de la communication ;
-Instruire des dossiers spécifiques (règlements intérieurs des unités, délégation de signature), constituer et synthétiser des documents, des supports de réunions et particulièrement pour ce qui concerne la gestion du Campus CNRS ;
-Rédiger des courriers, notes, compte-rendu de réunion et des relevés de décision ;
-Organiser la traçabilité et la conservation de l'information et le classement matériel des pièces juridiques ;
-Participer à la conception et mettre en place des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs…), produire des bilans et statistiques ;
-Contribuer à la préparation du contrat objectifs ressources de la délégation et alimenter les bases de données ;
-Assurer la continuité de service du pôle d'administration générale en coordination avec l'assistante de gestion.

Compétences

Savoirs :
•Connaitre les missions, l'organisation et le fonctionnement du CNRS et/ou d'un EPST ;
•Connaitre les partenaires et les acteurs de la recherche publique de la région auvergne-rhône-alpes ;
•Maîtriser les outils collaboratifs et les outils bureautiques courants (word, excel, outlook…) ;
•Connaitre les notions de base de la gestion publique (ressources humaines, finances, cadre réglementaire français).

Savoir-faire :
•Prendre des notes, restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite ;
•Contribuer à la simplification et à l'application des procédures administratives ;
•Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses et assurer l'interface avec les équipes internes ;
•Participer à la coordination et au suivi de projet ;
•Organiser un évènement ;
•Maitriser la langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-être :
-Avoir le sens de l'organisation,
-Disposer de bonnes qualités relationnelles, faire preuve d'empathie,
-Etre attentif à son environnement professionnel,
-Savoir respecter la confidentialité,
-Faire preuve de rigueur,
-Etre capable de s'adapter aux outils informatiques spécifiques,
-Savoir anticiper, respecter les délais et prendre des initiatives,

Contexte de travail

L'assistant (e) de direction exerce ses activités au sein de la délégation régionale Alpes qui comprend 98 agents.
La délégation régionale assure des missions de gestion, d'appui aux 85 unités de recherche et unités de service et de représentation de l'établissement public CNRS sur le territoire (Isère, Savoie, Haute-Savoie, Drôme) ; elle contribue à l'animation et à la coordination de la communauté scientifique. Elle met en œuvre tous les actes administratifs accompagnant la vie des laboratoires (gestion des personnels, gestion budgétaire et financière, contrats de collaborations, etc.).
L'assistant(e) de direction est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle de l'adjointe du délégué régional et interagit avec des interlocuteurs variés tant en interne (chefs de service, directions fonctionnelles, direction des unités de recherche) qu'en externe (partenaires institutionnels et privés).

Contraintes et risques

Coordonner son emploi du temps avec l'assistante de gestion en vue d'assurer la continuité de l'accueil (8h30/18h00)

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