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Assistant en gestion adminsitrative (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR7288-ANDLEB-021
Lieu de travail : MARSEILLE 09
Date de publication : vendredi 14 septembre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 novembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1800 € et 1900 € bruts par mois selon l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant en gestion administrative réalise les activités administratives et financière au sein de l'IBDM pour des équipes de recherche et pour les plateaux/services.

Activités

En matière de gestion des ressources humaines : appliquer les procédures et la règlementation du CNRS et de l'AMU pour instruire les dossiers de personnels permanents et non permanent.
• Préparation et suivi des dossiers de recrutement des personnels non permanents du laboratoire : instruction des demandes de recrutement auprès des deux tutelles (saisie en ligne sur CANOPE CNRS), montage des dossiers, classement et archivage des dossiers
• Conseiller les équipes et plateaux en matière de recrutement, aide à la rédaction des profils de poste,
• Accueil administratif des personnels non permanents.
• Informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle et leurs droits (congés, SFT, remboursement transports, mutuelle)
• Recrutement et accueil de personnels étrangers : aide à l'obtention du visa pour venir en France puis aide à l'obtention de la carte de séjour, renouvellement des titres en cas de prolongation de contrat.
• Accompagnement des personnels étrangers : information sur l'ouverture d'un compte bancaire, l'immatriculation à la sécurité sociale, etc…
• Gestion et suivi des étudiants stagiaires : traitement des demandes de gratification de stage auprès des deux tutelles, accueil des agents, suivi du paiement des gratifications, classement des dossiers.
• Relations avec les services RH et financier des tutelles.
• Mise à jour régulière des bases d'information interne (Sarhi) à l'arrivée d'un personnel permanent ou non permanent
• Mise à jour des tableaux de suivi financiers; intégrations des commandes pour les CDD et stagiaires CNRS sur GESLAB.

En matière de gestion administrative et financière : appliquer les procédures et la règlementation du CNRS et de l'AMU pour instruire des dossiers administratifs et financiers sur crédits de dotation et contrats de recherche.
• Procéder à l'engagement et au suivi des commandes de fonctionnement et d'équipement sur les logiciels Geslab pour le CNRS et Sifac pour l'AMU
• Assurer la prise en charge et le suivi des déplacements du personnel (établissement des ordres de mission, des demandes d'avance, réservations des titres de transports et d'hébergement et gestion des états de frais)
• Assurer la gestion des factures (workflows) ; régler les litiges
• Établir des bilans financiers et des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
• Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

Compétences

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière
• Notions de base sur le statut des EPST et des établissements d'enseignement supérieur
• Connaissance de la réglementation et des procédures en matière de gestion des ressources humaines dans la fonction publique.
• Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point) et les outils de communication informatique.
• Savoir utiliser les outils informatiques déployés par le CNRS (Geslab, NOUBA, CANOPE) et l'AMU (Sifac) – Sinon formation en tutorat au labo
• Alimenter et actualiser les bases de données interne au CNRS (Réséda) et interne à l'IBDM (Sarhi)
• Maîtrise de la communication orale et écrite,
• Organiser et planifier ses activités; respecter les délais,
• Savoir travailler en équipe, rendre compte de son activité
• Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
• Savoir respecter la confidentialité des données.
• Sélectionner les informations à diffuser auprès des personnels
• Savoir s'adresser à tous types de publics
• Organiser le classement et la conservation des documents traités
• Savoir communiquer en anglais (niveau 1)

Contexte de travail

L'activité s'exerce au sein du service administratif et financier de l'IBDM comprenant 8 personnes.
L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur d'unité et encadré par le responsable du service administratif et financier. Il/elle sera au contact direct des chercheurs et des différents interlocuteurs.

L'IBDM situé sur le Campus de Luminy, comprend environ 240 personnes titulaires Chercheurs, Enseignants-Chercheurs, Ingénieurs et Techniciens et non permanents CDD, Post doc, Doctorants, stagiaires répartis sur 21 équipes de recherches et 11 plateaux techniques et services. L'IBDM est une unité mixte CNRS dont le budget annuel est de 8.3M d'euros.

Contraintes et risques

RAS

Informations complémentaires

Merci d'envoyer un CV, une lettre de motivation et idéalement une lettre de recommandation.

Horaire hebdomadaire : 38 h 30.
Restauration collective sur place (selon conditions).
Prise en charge partielle sous condition du coût du titre de transport sur le trajet domicile / travail.

Toute candidature avec un niveau d'études supérieur ne pourra être acceptée et une expérience des procédures de gestion des EPST est fortement souhaitée

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