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Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel H/F


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Informations générales

Référence : UMS3601-PATLAP-011
Lieu de travail : EVRY
Date de publication : vendredi 13 juillet 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 août 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : selon grille
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Assistance au pilotage des projets (juridique, négociations, suivi, consolidation budgétaire…) et notamment de l'Investissement d'Avenir ReNaBi et du projet « IFB : Hébergeur de Santé »
Chargée des relations avec les tutelles (rédaction des conventions, réponses aux enquêtes annuelles, représentation de l'unité)
Secrétariat des instances de gouvernance de l'IFB : Comité de Pilotage, Comité Scientifique et Comités des Communautés des Utilisateurs.
Mise en place de la démarche Qualité et de la Certification
Appui à la Cellule Communication, Formations et Valorisation sur les aspects évènementiels (montage des écoles, formations et colloques, logistique, web) et sera responsable du développement et de l'enrichissement de l'intranet de l'UMS.

Activités

Piloter le suivi, la justification et le reporting de différents types de contrats de recherche
Conseiller les équipes de recherche lors du montage des dossiers et leur apporter des éléments chiffrés fiables et facilement utilisables
Conseiller les équipes de recherche et les services gestionnaires dans l'exécution des contrats et leur justification financière
Exercer une veille réglementaire et documentaire concernant notamment le droit communautaire et les organismes financeurs.
Etre l'interlocuteur privilégié des partenaires financeurs externes
Participer à des sessions d'information auprès des financeurs institutionnels (Europe, ANR…)
Mettre en place ou actualiser les processus de suivi des contrats ; les diffuser auprès des opérateurs
Proposer des outils et des indicateurs pertinents
Organiser une base de données sur le suivi des contrats pour établir des tableaux de bord et des états financiers
Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses
Contrôler l'application des règles et procédures administratives.
Encadrer / Animer une équipe
Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes
Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité
Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

Compétences

Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et contractuelle relative aux établissements.
Connaissance générale des grands principes du droit public et privé.
Connaissance approfondie de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
Connaissance approfondie du statut des structures et des personnels des établissements de tutelle.
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Environnement et réseaux professionnels
Méthodologie de conduite de projet
Finances publiques
Analyse des données comptables et financières
Analyser des offres en approche coût complet
Assurer le suivi des dépenses et des recettes
Définir et suivre des budgets
Élaborer un budget
Piloter un projet
Initier et conduire des partenariats
Objectifs et projets de l'établissement
Techniques de management
Gestion des groupes et des conflits
Techniques d'achat
Techniques de communication
Langue anglaise
Réaliser des synthèses
Rédiger des rapports ou des documents
Créer les conditions favorables à un entretien
Conduire des entretiens
Connaissance des différents modèles de gestion du management de la qualité
Connaissance des normes et des référentiels qualité les plus courants
Connaissance générale des techniques documentaires appliquées à la démarche qualité.
Aptitudes certifiées à la communication et à la diffusion d'information et notamment sur le web.
Expérience dans l'organisation évènementielle.

Contexte de travail

L'Institut Français de Bioinformatique (IFB) est une infrastructure nationale de support à la recherche chargée de déployer des ressources et des services en bioinformatique pour les communautés des sciences de la vie et de la bioinformatique. Ces ressources incluent une infrastructure physique et logicielle, des logiciels et bases de données spécialisés, des formations, une expertise en bioinformatique et applications, et un soutien aux usagers. L'IFB doit également anticiper les développements futurs du domaine et participer aux innovations méthodologiques, en couvrant la recherche fondamentale et ses applications thématiques dans les domaines de la santé, l'environnement, l'agronomie et les biotechnologies.
L'IFB est constitué d'une trentaine de plates-formes de bioinformatique couvrant le territoire national, qui dépendent de cinq établissements publics de recherche à caractère scientifique et technologiques (CNRS, INRA, INRIA, CEA et INSERM), des universités, du CIRAD, et des Instituts Pasteur et Curie. L'UMS 3601 – IFB-core est le noeud national de l'Institut Français de Bioinformatique (IFB) qui est l'infrastructure nationale de bioinformatique créée dans le cadre de l'appel à propositions «Infrastructures Nationales en Biologie et Santé » du programme des « Investissements d'Avenir ».
Ses missions principales sont les suivantes.
● Déployer une infrastructure physique et logicielle de services en bio-informatique.
● Offrir un appui aux programmes de recherche en biologie, santé, environnement, biotechnologies et agronomie, via une expertise et des compétences mutualisées.
● Proposer des formations continues en bioinformatique pour biologistes et bioinformaticiens.
● Développer une vision stratégique pour maintenir la France au plus haut niveau d'expertise pour l'analyse des données biologiques, et donner accès aux technologies de pointe dans le domaine bioinformatique.
● Développer des outils innovants pour répondre aux défis de la bioinformatique intégrative.
● Servir de levier pour la conception et la mise en oeuvre de projets de recherche nationaux ambitieux.
● Assurer la représentation internationale de la communauté bioinformatique française, en particulier au sein du réseau européen ELIXIR (https://www.elixir-europe.org/).

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