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Technicien en gestion administrative (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR8208-SALNAI-007
Lieu de travail : MARNE LA VALLEE
Date de publication : mardi 23 avril 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 15 mai 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : à partir de 1970€ selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

l/ Elle assiste la responsable administrative du laboratoire dans son travail de gestion et d'administration du laboratoire.
II/ Elle réalise des actes administratifs courants dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur au sein de l'établissement dans lequel il/elle exerce ses fonctions.

Activités

1. Traiter des informations et des dossiers administratifs et en vérifier la conformité.
2. Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure.

Secrétariat et gestion administrative
1. Gérer et mettre à jour la liste de diffusion du laboratoire
2. Assurer la gestion du planning des salles
3. Tenir l'inventaire des clés et des badges
4. Assurer le soutien logistique des équipes (locaux, matériels, fournitures…) et participer à l'organisation d'évènements scientifiques (conférences, réunions, séminaires, colloques)
5. Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
6. Répondre aux demandes d'informations
7. Alimenter les bases de données et tableaux de bords
8. Mise à jour sur les Applications dédiées de l'annuaire et la gestion des congés,
9. Tableau de suivi des effectifs…)
10. Gérer le courrier


Gestion financière

1. Assurer la gestion du budget des équipes
2. Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations
3. Procéder aux opérations d'engagement et attester du service fait via l'application dédiée
4. Assurer la gestion des missions dans le respect des procédures de gestion
5. Procéder à l'immobilisation des investissements dans le logiciel dédié
6. Alimenter les tableaux de bord mis en place pour l'ensemble de la gestion de l'Unité
7. Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

Compétences

Savoirs :

1. Connaissance des techniques de secrétariat
2. Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public
3. Connaissance générale des règles et des techniques financières et comptable
4. Connaissance des circuits de décision en matière financière et comptable

Savoirs faire :

1. Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives et en particuliers celles mises en place par le laboratoire
2. Utiliser les logiciels de gestion de l'établissement dans lequel il/elle est affecté(e) et les logiciels de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
3. Rechercher l'information, la vérifier et la classer
4. Planifier son activité
5. Utiliser les techniques de classement et d'archivage
6. Savoir informer et rendre compte
7. Communiquer


Savoirs-être :

1. Travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
2. Savoir rendre compte
3. Communiquer et faire preuve de pédagogie
4. Proposer des pistes d'amélioration pour faciliter le fonctionnement du laboratoire
5. Savoir s'adapter aux nouvelles compétences et technologies (suivre des formations à cet effet)

Contexte de travail

Le laboratoire MSME est une UMR de plus de 110 membres permanents et non permanents, constituée de 4 équipes (MECAnique, Chimie Théorique, Transferts de Chaleur et Matière et BIOMECAnique). Les tutelles de cette UMR sont l'UPEM, l'UPEC et le CNRS. Trois équipes (MECA, CT et TCM) sont rattachées à l'UPEM et sont localisées sur la Cité Descartes (Marne-la-Vallée), l'équipe BIOMECA est rattachée à l'UPEC et est localisée à Campus Centre (Créteil).

Le/la Technicien-ne en gestion administrative assurera ses fonctions au sein de l'équipe administrative du MSME. Cette équipe est composée d'une responsable administrative et financière, d'une technicienne en gestion administrative basée à l'UPEC et d'un-e technicien-ne en gestion administrative en cours de recrutement qui sera basé à l'UPEM.

Contraintes et risques

Pas de contrainte et de risque particulier.

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