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Responsable administratif-ve (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR7590-NALLOR-008
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : mardi 3 septembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 9 mois
Date d'embauche prévue : 1 octobre 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 2139€ et 2401€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Le/la responsable administrative est chargé(e) du pilotage administratif (RH, finances, partenariat) de l'unité.
Elle assure la coordination des activités liées à la gestion administrative et des ressources humaines de l'unité.
Elle apporte un appui administratif à la direction dans la réalisation des objectifs de l'Institut.

Activités

• Participer à la réflexion, à la conception d'objectifs et à la mise en œuvre opérationnelle des décisions d'ordre administratif ou logistique prises par le comité de direction, les conseils scientifique ou de laboratoire.
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes.
• Planifier et organiser les rencontres et réunions de la direction ainsi que les manifestations nationales ou internationales en collaboration avec la chargée de communication.
• Participer à l'élaboration et la répartition du budget en lien avec la direction.
• Contrôler l'application des règles et procédures administratives.
• Encadrer 2 personnes au service administratif & RH.
• Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.
• Répondre aux enquêtes et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure.
• Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats.
• Proposer et concevoir des outils de gestion, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l'unité.
• Mener des actions de communication interne et externe :
- Actualiser l'organigramme, le règlement intérieur et l'Intranet de l'IMPMC (espace Core),
- Orienter les personnels,
- Établir des notes, synthèses et les comptes rendus des conseils scientifique, conseils d'unité et des réunions.
• Tenir une veille dans le cadre de son domaine d'activité.
• Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités et le cas échéant, participer à des appels à projets RH.

Compétences

Connaissances :
- Politique de recherche et d'innovation
- Objectifs et projets de l'établissement
- Techniques de management
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Droit public
- Droit des contrats
- Méthodologie de conduite de projet
- Connaissances budgétaires générales et des finances publiques
- Techniques d'achat
- Techniques de communication
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :
- Réaliser des synthèses et rédiger des rapports ou des documents
- Conduire des entretiens et créer les conditions favorables à un entretien
- Déléguer et évaluer
- Encadrer / Animer une équipe
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Concevoir des tableaux de bord

Contexte de travail

L'Institut de Minéralogie, de Physique des Matériaux et de Cosmochimie (IMPMC) est un institut pluridisciplinaire de physique, de sciences de la Terre et de biophysique-bioinformatique, installé au cœur de Paris au sein de l'université Pierre et Marie Curie. Laboratoire de recherche historique en minéralogie, physique et sciences des matériaux, sa stratégie de recherche est articulée sur des projets ambitieux en physique de la matière condensée, en sciences de la terre au sens large et en biologie, les trois composantes fondamentales de l'unité. La recherche y est organisée en onze équipes thématiques qui s'appuient sur la “cellule projet“, en charge des développements techniques et instrumentaux, et sur plusieurs « plateformes expérimentales. Une place importante est également faite à l'utilisation et au développement d'instrumentation sur grands instruments (sources synchrotron ou XFEL, sources de neutrons ou installations laser pour des expériences de compression dynamique). L'Institut héberge enfin la collection de Minéraux de Sorbonne Université sur le campus Pierre et Marie Curie et est lié aux collections de géologie (Minéraux, Roches, Météorites) du Muséum National d'Histoire Naturelle.
Les effectifs comportent 40 enseignants-chercheurs (SU, MNHN), 34 chercheurs (CNRS, IRD), 36 ITA/IATSS (CNRS, SU, MNHN), environ 90 non-permanents (doctorant(e)s, post- doctorant(e)s, émérites, bénévoles, contractuels IT) et + de 50 stagiaires sur l'année civile.
Il/elle exerce ses activités sous l'autorité hiérarchique du directeur d'unité, Guillaume Fiquet.

Contraintes et risques

- Contraintes liées au calendrier de gestion administrative.
- Obligation de respecter le secret professionnel dans le cadre législatif existant.

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