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Secrétaire-gestionnaire administratif (H/F)


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Informations générales

Référence : UMR144-ELOANA-003
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : jeudi 6 septembre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 3 septembre 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 1647 et 1737 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

La/le secrétaire gestionnaire assurera auprès de l'administratrice, l'accompagnement de plusieurs équipes de recherche, d'une plateforme et exécutera des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants (commandes, missions, RH).

Activités

- Engager les commandes de plusieurs équipes,
- Suivre les dépenses de 3 équipes et une plateforme (saisie des commandes, suivi avec les services financiers de l'Institut Curie et du CNRS et les fournisseurs,…),
- Suivre les crédits et contrats des équipes (respect des échéances,…),
- Organiser les déplacements des chercheurs (ordre de mission, réservation de bons de transport, d'hébergement…) et en assurer le suivi (remboursement de mission, notes de frais,…),
- Gérer les actes administratifs RH des équipes (collecter les documents nécessaires en vue de la préparation des nouveaux contrats, avenants, accueil de visiteurs),
- Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur,
- Effectuer diverses tâches de secrétariat (mise en forme de documents, préparation de la rédaction de courriers,…).

Compétences

- Maîtriser les outils de secrétariat et traitement de texte (Word, Excel,…) sous MAC ou PC,
- Comprendre, s'exprimer et lire en anglais (niveau B1 minimum recommandé),
- Utiliser les logiciels de gestion tels que GESLAB (une formation à l'outil pourra être dispensée)
- Savoir travailler en équipe.

Contexte de travail

Le laboratoire est une unité mixte de recherche sise dans le 5ème arrondissement de Paris ayant plusieurs tutelles.
La mission de l'unité est de comprendre la biogenèse des compartiments cellulaires et les mécanismes moléculaires qui régissent les fonctions cellulaires normales.
La/le secrétaire gestionnaire assurera ses fonctions de gestion auprès de l'administratrice de l'unité (N+1) au sein d'une équipe déjà composée de 3 gestionnaires.

Contraintes et risques

CDD du 01/09/2018 au 31/12/2018.
Environnement de travail international. Anglais demandé.
Horaires normaux, pas d'astreintes, déplacements occasionnels, bureau sur site de Paris.
Interlocuteurs: Chef.s d'équipe.s, membres de l'équipe administration, services administratifs de l'Institut Curie, du CNRS, de l'INSERM, de Sorbonne Université et de PSL.

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