Missions

Au sein du service Administration du CAES le gestionnaire ou la gestionnaire assure et réalise les activités administratives dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'Unité de Service d'Action et d'Entraide Sociales (USAES) et celles du Comité d'Action et d'Entraide Sociales (CAES) du CNRS. Il ou elle coordonne de manière polyvalente des activités de gestion administrative.

Activités

Activités administratives
-Elaborer, préparer et contrôler les activités administratives de la structure.
-Organiser et participer aux réunions, en assurer la prise de notes, la rédaction des comptes rendus et la mise en forme de documents.
-Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
-Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
-Alimenter des tableaux de bords
-Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
-Sélectionner et diffuser de l'information en interne et externe


Activités associées
- Participer à la conception d'outils de gestion administrative et à la rédaction de procédures pour améliorer le fonctionnement de la structure.
-Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble du domaine administratif

Compétences

Savoirs généraux
-Modes et fonctionnement des administrations publiques
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
-Techniques d’élaboration de comptes rendus

Savoirs sur l’environnement professionnel
-La réglementation et les procédures de gestion administrative et de logistique.
-L’organisation et les activités du service d’un service administratif d’une unité CNRS.

Savoirs-faire opérationnels
-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
-Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans les domaines de la gestion administrative et de la logistique.
-Gérer les relations avec les prestataires
-Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités.
-Maîtriser les techniques de communication à l’oral et à l’écrit.
-Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

Qualités requises pour le poste
- Rigueur/Fiabilité
-Travailler en équipe
-Sens de l'organisation et du travail en équipe.
-Bonne aptitude à communiquer.
-Aisance rédactionnelle et bonne orthographe exigées.
-Esprit d'analyse et de synthèse.
-Capacité d'adaptation.

Contexte de travail

L'UAR2927 est une unité d'appui à la recherche basée au Siège du CAES du CNRS, à Vincennes (2 allée Georges Méliès).
La personne recrutée travaillera au sein du service administratif à Vincennes (94) sous l'autorité hiérarchique du responsable du service. Le service administratif est rattaché au directeur de l'unité et composé de 5 personnes.
Dans le cadre de son travail, elle est soumise à l'obligation de réserve et de confidentialité, telles qu'elles ressortent des obligations de l'agent administratif et dans le cadre législatif existant.
Des formations sur les outils spécifiques au CAES du CNRS sont à prévoir.
Les membres de l'équipe bénéficient des mesures et des équipements pour le télétravail dans le cadre autorisé par leur employeur
Conditions particulières d'exercice :
Des déplacements occasionnels dans les différentes structures du CAES peuvent être à prévoir.

Informations complémentaires

Qui sommes-nous ?

Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d'associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement.