Missions

Le/la gestionnaire aura pour missions principales l’accueil des visiteurs, la gestion des hébergements, ainsi que l’organisation d’événements.

Il/elle sera amené(e) à accueillir un public international et devra être capable de communiquer en anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Le/la gestionnaire contribuera également aux activités de secrétariat et à la gestion financière en appui à la responsable administrative.

Activités

Hébergement et Accueil :

Assurer la gestion administrative des hébergements : planification, réservation des locaux, devis et facturation.
Assurer le suivi logistique : accueil des usagers et prestataires, gestion des services externes (blanchisserie, traiteurs, entretien, gardiennage,...).
Préparer les petits déjeuners et pauses-café (achats, installation).
Organiser et entretenir les espaces (salles, chambres, sanitaires, réfectoire) en vérifiant et préparant les locaux et le matériel.

Organisation d’Événements :

Organiser et coordonner les réunions, séminaires, colloques, et visites du site : planification, réservation des salles, devis et facturation.
Assurer le suivi logistique de ces événements : accueil, orientation des visiteurs et prestataires, préparation et entretien des espaces, préparation des pauses-café.

Gestion :

Contribuer à la gestion financière (commandes, suivi des prestations).
Mettre à jour l’inventaire de l’unité.
Effectuer la veille administrative (recherche d'informations)
Rédiger des documents en anglais.

Activités Transversales :

Participer activement aux groupes de travail de l’unité.
Contribuer aux événements de l’unité (ex. Fête de la Science).

Compétences

Savoirs / connaissances :
utiliser les outils bureautique – mettre en œuvre les techniques de nettoyage -communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit – mettre en œuvre des procédures et des règles – savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe – anglais obligatoire

Savoir-faire et savoirs-être :
savoir rendre compte - travailler en équipe - rigueur, sens relationnel - sens de l'organisation - accueil du public

Contexte de travail

Le poste est rattaché à l’UAR 3194, Centre de recherche en écologie expérimentale et prédictive (CEREEP) - ECOTRON IDF, une structure dédiée à l’accueil et à l’accompagnement de la recherche expérimentale en écologie, ainsi qu’à l’enseignement et à la formation, sous la tutelle du CNRS et de l’ENS.

Le/la gestionnaire exercera ses fonctions sous la responsabilité directe de la responsable administrative et sera en contact régulier avec les équipes et services de l’unité, ainsi qu’avec les usagers externes et internationaux dans le cadre de ses missions.

https://www.cereep.bio.ens.psl.eu/

Contraintes et risques

Possibilité de travailler en horaires décalés pour l'accueil des visiteurs.
Déplacement auprès des prestataires et fournisseurs locaux (permis B requis).
Activités sur les 2 sites de l'unité basés dans la commune de Saint-Pierre-Lès-Nemours.