En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez le dépôt de cookies dans votre navigateur. (En savoir plus)
Portail > Offres > Offre MOY1692-EDIWIL-006 - Assistant en gestion administrative (H/F)

Assistant en gestion administrative (H/F)


Assurez-vous que votre profil candidat soit correctement renseigné avant de postuler. Les informations de votre profil complètent celles associées à chaque candidature. Afin d’augmenter votre visibilité sur notre Portail Emploi et ainsi permettre aux recruteurs de consulter votre profil candidat, vous avez la possibilité de déposer votre CV dans notre CVThèque en un clic !

Faites connaître cette offre !

Informations générales

Référence : MOY1692-EDIWIL-006
Lieu de travail : GIF SUR YVETTE
Date de publication : mercredi 17 octobre 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 2 janvier 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : de 25 à 35 k€ selon grille de la fonction publique
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L'assistant(e) en gestion administrative organise et gère au quotidien des actions de formation et les actes administratifs qui s'y réfèrent en prévention de tout contentieux.

Il/elle assure les relations de gestion des stages (FR/EN) avec les responsables scientifiques et pédagogiques des stages.

Il/elle informe et accompagne les clients (FR/EN) privés (entreprises), publics (services de l'Etat, collectivités territoriales, hôpitaux…) et académiques de CNRS Formation Entreprises.

Activités

Gestion administrative des stagiaires et suivi des formations :
- Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires internes et externes
- Mettre en œuvre et suivre l'exécution des actes administratifs permettant l'inscription des stagiaires et le lancement des formations (établissement, à l'aide d'une application informatique dédiée, des conventions, convocations, fiches de renseignements sur les hébergements et accès, fiches de présence, certificats d'assiduité…)
- Assurer la logistique des stages de formation (réservation des salles, missions des intervenants…) en partenariat avec les responsables des formations
- Elaborer, mettre en œuvre et suivre l'exécution des actes permettant la rémunération des intervenants publics et privés (instruction et constitution de dossiers, ordres de paiement, suivi)
- Gérer la répartition des recettes des formations

Information des clients sur l'offre de CNRS Formation Entreprises
- Informer les clients sur les programmes des formations proposées
- Accompagner les clients dans leurs démarches administratives

Participation aux actions de marketing
- Renseigner la base de données clients
- Participer à 1 ou 2 salons/an

Compétences

Connaissances :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de gestion financière et comptable
- Connaissance de la réglementation et des procédures spécifiques au domaine de la formation continue
- Des connaissances juridiques seraient un plus mais non indispensables

Savoir faire :
- Parler et écrire en anglais
- S'adapter à la réglementation et aux procédures spécifiques au domaine de la formation
- Utiliser le logiciel GESLAB (formation en interne)
- Maîtriser les outils bureautiques courants
- Planifier les activités et respecter les échéances

Savoir être :
- Avoir un excellent relationnel à l'oral et à l'écrit
- Savoir exploiter les sources de données (notamment sur les entreprises clientes)
- Etre autonome dans la gestion des dossiers et savoir rendre compte à sa hiérarchie.

Contexte de travail

La Direction Déléguée à la Formation pour les Entreprises de la DIRE (appelée commercialement « CNRS Formation Entreprises ») est l'organisme de formation du CNRS chargé de participer au transfert des savoirs et savoir-faire des laboratoires vers les entreprises, les collectivités territoriales et d'autres services publics au travers de l'organisation de formations à caractère technologique.

L'activité s'exerce dans une direction déléguée de la Direction de l'Innovation et des relations avec les Entreprises (DIRE).

CNRS Formation Entreprises constitue la tête d'un réseau national qui regroupe des centaines de responsables de formation (chercheurs et ingénieurs) et d'intervenants issus de plus de 100 laboratoires. L'unité propose 250 formations par an, en organise 200 auxquelles participent plus de 1400 stagiaires issus de 250 structures privées et publiques.

CNRS Formation Entreprises est composé de 8 personnes : une directrice déléguée, quatre gestionnaires de formation, une gestionnaire d'unité, un ingénieur de développement de l'offre et un responsable communication / marketing.

L'activité de la structure est dense : de l'ordre de 7000 actes sont édités chaque année.

Principaux interlocuteurs :
- Partenaires institutionnels
- Services formation et ressources humaines des clients ou directement les stagiaires (techniciens et ingénieurs)
- Responsables scientifiques et pédagogiques des formations au sein des laboratoires

Moyens mis à disposition :
Application informatique dédiée (base de données relationnelle sous 4D).

Contraintes et risques

Activité particulièrement dense à certaines périodes de l'année à prendre en compte lors des dépôts de congé.

On en parle sur Twitter !