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Assistant-e du Directeur de la DERCI (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY1677-SONVEL-023
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : lundi 2 décembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 10 mois
Date d'embauche prévue : 3 février 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1970 à 2208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience sur un poste à responsabilités équivalentes)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant-e de direction aura pour mission de coordonner et réaliser de manière autonome et rigoureuse, les activités d'assistanat du directeur de la Direction de l'Europe de la Recherche et Coopération Internationale (DERCI).

Activités

- Préparer les dossiers de rendez-vous du directeur
- Mettre en place des réunions, assurer leur suivi
- Rédiger notes et comptes rendus
- Tenir l'agenda et gérer la messagerie du directeur
- Organiser les déplacements du directeur en France et à l'étranger (réservation de voyages, saisie des ordres de mission et de commandes d'achat, liquidation des états de frais)
- Gestion de la « carte achat » du directeur (collecte des preuves d'achat et saisie des commandes)
- Accueillir, informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.
- Coordonner les aspects logistiques de la direction (achats de proximité, demandes aux services techniques et logistiques, relations avec les services courrier et imprimerie, etc).
- Assurer la circulation de l'information au sein de la direction (secteurs géographiques et bureaux à l'étranger),
- Communiquer avec les instituts du CNRS, la Direction Générale et les partenaires extérieurs.
- Organiser le classement et l'archivage de documents

Compétences

Connaissance approfondie des techniques de secrétariat
Connaissance du CNRS et de la recherche publique
Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
Rédiger des rapports ou des documents
Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel,Outlook …)
Capacité à s'adapter aux outils spécifiques du CNRS (Geslab, …)
Confidentialité
Esprit d'initiative et d'équipe
Anglais : niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Contexte de travail

La Direction Europe de la Recherche et Coopération internationale (DERCI) contribue à établir, mettre en œuvre et valoriser la politique scientifique de collaboration européenne et internationale de l'établissement. Structurée en quatre grands secteurs géographiques pilotant un réseau de bureaux à l'étranger, la DERCI est le portail d'entrée unique avec les partenaires institutionnels étrangers pour les actions européennes et internationales du CNRS.

La DERCI est rattachée à la Direction générale déléguée à la science (DGDS); son effectif est de 50 agents en France et à l'étranger.
L'assistant-e du directeur fait partie du pôle administration de la DERCI composé de l'assistant du directeur adjoint administratif (DAA) en charge de la gestion financière et RH et d'une secrétaire – gestionnaire.
Cette équipe est placée sous l'autorité du DAA.
Une polyvalence des activités au sein de ce pôle est demandée.

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