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Secrétaire - Gestionnaire (H/F)


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Informations générales

Référence : MOY1677-SONVEL-021
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : jeudi 11 juillet 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d'embauche prévue : 2 septembre 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1 661 à 1 832 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience)
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein du pôle secrétariat / gestion composé de l'assistante du directeur et du gestionnaire–assistant du DAA, le/la secrétaire-gestionnaire est placé-e sous l'autorité du directeur adjoint administratif.
Il / elle assiste également les adjoints au directeur ainsi que le directeur en coordination et sous la supervision de l'assistante de direction.

Activités

Secrétariat
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels, nouveaux entrants) et externes (partenaires, rendez-vous du directeur et ses adjoints)
• Gérer les agendas et contrôler les échéances
• Rédiger des comptes rendus
• Assurer le soutien logistique de la direction (locaux, matériels, fournitures) et des réunions organisées par la DERCI (journées des bureaux, réunions avec les instituts, accueil délégations étrangères)
• Répondre aux demandes d'informations des personnels de la DERCI, des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe
• Assurer la circulation des parapheurs via l'outil Corlys
• Assurer la circulation du courrier

Gestion financière et RH en soutien à l'assistant-gestionnaire

• Etablir des actes de gestion en soutien à l'assistant-gestionnaire dans le respect de la réglementation financière du CNRS : engager des commandes d'achat et établir des ordres de missions pour les 4 secteurs géographiques de la DERCI PARIS
• Traiter les workflows liés aux factures dans l'outil de dématérialisation;
• Répondre aux demandes des fournisseurs ; les informer des règles de gestion du CNRS
• Réserver des voyages et des hôtels via l'outil en ligne ou auprès de l'agence de voyages (chargée de voyages) ;
• Maîtriser les procédures d'achat par monétique (Carte achat, logée, corporate) ;
• Renseigner les relevés d'opération ;
• Comprendre et expliquer les règles de gestion financière ;
• Collecter et conserver les pièces justificatives des dossiers de déplacements professionnels ;
• Sous la supervision de l'assistant(e) du DAA, instruire les dossiers de recrutements des personnels (fonctionnaires, CDD, Volontaires Internationaux, stagiaires)
• Collecter et conserver les décisions dans les dossiers du personnel de la Derci ;

Compétences

Capacité d'adaptation à l'utilisation des outils de gestion SIMBAD, GESLAB, DMF, RESEDA et CANOPE;
Connaître les règles de gestion financière et RH du du CNRS ;
Connaître l'environnement bureautique ;
Savoir établir des états de synthèse ;
Savoir mettre en forme des documents ;
Savoir transférer ses savoir-faire techniques et ses connaissances de sa structure ;
Maîtriser l'utilisation du mailer Outlook ;
Savoir hiérarchiser les demandes ;
Savoir rédiger et maîtriser l'orthographe ;
Savoir gérer un système de classement ;
Capacité d'expression et de lecture en anglais niveau B1 ;

Contexte de travail

La Direction Europe de la Recherche et Coopération internationale (DERCI) contribue à établir, mettre en œuvre et valoriser la politique scientifique de collaboration européenne et internationale du CNRS. Structurée en 4 grands secteurs géographiques pilotant un réseau de bureaux à l'étranger et un secteur dédié aux actions transversales, la DERCI est le portail d'entrée unique avec les partenaires institutionnels étrangers pour les actions européennes et internationales du CNRS.
La DERCI est rattachée à la Direction générale déléguée à la science (DGDS); son effectif est de 50 agents.

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