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Assistant(e) de direction (H/F)


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Informations générales

Référence : INS1650-SONVEL-012
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 4 octobre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 15 novembre 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1970 à 2208 euros bruts mensuels (en fonction du nombre d'années d'expérience sur un poste à responsabilités équivalentes)
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Au sein de l'Institut Ecologie et Environnement l'assistant-e de direction concourt à l'organisation quotidienne et à la gestion des activités de la direction de l'Institut.
Il-elle accompagnera, aussi, les activités du directeur d'institut dans le cadre de sa mission de directeur scientifique référent en région. Il-elle organise, diffuse et classe les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées à l'institut, et recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions.

Activités

- Assurer de façon autonome l'élaboration et la coordination des dossiers confiés par le directeur;
- Assurer la gestion de l'agenda complexe du directeur ;
- Assurer le suivi complet de certains dossiers confiés par le directeur d'institut, ainsi que la gestion de ses relations internes et externes;
- Assurer le suivi des courriers et de la messagerie électronique du secrétariat ;
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions ;
- Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports en vue de réunions, de prises de décisions
- Rédiger des courriers, notes, courriels
- Réceptionner et gérer les appels
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques, liés aux activités du directeur ;
- Organiser les missions (Exemple : déplacements, hébergements,)
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs et invités.

L'assistant-e de direction rendra compte, régulièrement, de façon claire et précise à la Direction des actions en préparation, en cours et exécutées.

Compétences

Afin de remplir ses missions, l'assistant-e de direction doit :

- Maîtriser les techniques de secrétariat ;
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique ;
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
- Savoir gérer un flux important d'informations notamment de courriels électroniques
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;
- Savoir rendre-compte ;
- Savoir hiérarchiser et de prioriser ses tâches et son activité
- Savoir s'intégrer, communiquer et échanger, avoir le goût du travail en équipe;
- Sens de l'autonomie dans la gestion et le suivi des dossiers ;
- Sens de l'organisation
- Sens de l'anticipation
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite, sous forme de synthèse
- Posséder des qualités rédactionnelles (syntaxe et orthographe) et de synthèse ;
- Faire preuve de rigueur ;
- Posséder des compétences en langue anglaise : expression écrite et orale en anglais (niveau A2 - cadre européen commun de référence pour les langues).

Contexte de travail

L'Institut Ecologie et Environnement (INEE) est un des dix instituts du CNRS. Les instituts sont les structures chargées de la mise en œuvre de la politique scientifique de l'établissement.

Dans ce contexte, l'assistant-e de direction est rattaché-e directement à la directrice de l'institut, est placé-e sous son autorité.
Il/elle travaille en interface avec l'ensemble de l'institut (les directeurs adjoints scientifiques, les chargés de missions ainsi que l'équipe administrative), le cabinet de la présidence, les secrétariats des directions générales déléguées et, en tant que de besoin, les partenaires externes de l'INEE.

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