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Portail > Offres > Offre INS1630-SONVEL-016 - Secrétaire de direction (H/F)

Secrétaire de direction (H/F)


Date Limite Candidature : lundi 15 mars 2021

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Informations générales

Référence : INS1630-SONVEL-016
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : lundi 22 février 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 10 mois
Date d'embauche prévue : 1 avril 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1661 à 1832 € bruts mensuels en fonction de l'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Assurer le secrétariat et l'assistance logistique de plusieurs Directeurs Adjoints Scientifiques (DAS) et réaliser tous les actes administratifs nécessaires à l'exercice de leurs missions dans le respect des techniques, règles et procédures du CNRS

Activités

- Gérer l'agenda des directeurs adjoints scientifiques (Outlook)
- Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers ; courriels ; parapheurs)
- Enregistrer les courriers/courriels arrivée et départ dans l'outil dédié
- Gérer les adresses génériques électroniques partagées,
- Rédiger des courriers ou des messages électroniques
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements des directeurs adjoints scientifiques
- Organiser les réunions des directeurs adjoints scientifiques en interne et/ou avec des partenaires extérieurs
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions des directeurs adjoints scientifiques
- Assurer l'assistance ponctuelle des chargés de missions scientifiques liés aux DAS
- Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs,)
- Assurer la continuité de service au sein de l'équipe en charge du secrétariat des directeurs adjoints scientifiques
- Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers.

Compétences

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative,
- Savoir informer et rendre compte,
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées,
- Connaitre les logiciels de bureautique courants (Word, Excel, Outlook) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS
- Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités, notamment en situation d'urgence,
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement,
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
- Avoir le sens relationnel.
- Anglais : niveau A2 (expression écrite et orale en anglais débutant avancé).

Contexte de travail

Le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Avec plus de 34 000 personnes et une implantation sur l'ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance.

Au sein du CNRS, l'Institut de Sciences Biologiques (INSB) développe et coordonne des recherches d'excellences visant à décrypter la complexité du vivant, des atomes aux biomolécules, de la cellule à l'organisme entier et aux populations. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Écoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques. Les recherches menées dans l'institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant.

L'INSB est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 231 structures de recherche et de service et dispose d'un budget de 55 millions d'euros. Le poste est situé au sein de la direction administrative de l'INSB, hiérarchiquement rattaché au Directeur de l'institut.

Le poste est situé au sein du service de la Direction administrative de l'INSB, hiérarchiquement rattaché à la Directrice Adjointe Administrative.

Le/la secrétaire de direction devra assurer la continuité de service lorsque nécessaire, au sein de l'équipe en charge du secrétariat des directeurs adjoints scientifiques.

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