En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez le dépôt de cookies dans votre navigateur. (En savoir plus)
Portail > Offres > Offre INS1619-SONVEL-054 - Secrétaire de Direction (H/F)

Secrétaire de Direction (H/F)


Date Limite Candidature : lundi 1 novembre 2021

Assurez-vous que votre profil candidat soit correctement renseigné avant de postuler. Les informations de votre profil complètent celles associées à chaque candidature. Afin d’augmenter votre visibilité sur notre Portail Emploi et ainsi permettre aux recruteurs de consulter votre profil candidat, vous avez la possibilité de déposer votre CV dans notre CVThèque en un clic !

Faites connaître cette offre !

Informations générales

Référence : INS1619-SONVEL-054
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : lundi 11 octobre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 1661 à 1832 € bruts mensuels en fonction de l'expérience acquise
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Sous la responsabilité et en appui à la/au responsable du pôle administratif, la/le secrétaire de direction accompagne dans ses missions l'équipe de Direction de l'INSU. Elle/il recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des réunions et des décisions. Elle/Il assure le suivi de certains dossiers, ainsi que la gestion de ses relations internes et externes notamment dans la gestion des agendas, l'organisation de réunions.

Activités

Elle/Il assure notamment la tenue des agendas et l'organisation des missions des Directrices/Directeurs qu'elle/il assiste.
La/le secrétaire de direction a la responsabilité de la préparation et de l'organisation des réunions organisées par les Directrices/directeurs qu'elle/il assiste.

De manière générale, elle/il :
• Gère et traite les informations orales et écrites (téléphone, messagerie, courrier- enregistrement et distribution), les diffuse au sein de la structure en tenant compte des destinataires pertinents
• Rédige les courriers et documents administratifs
• Renseigne les tableaux de bord, tableaux de suivi et bases de données
• Met à jour les systèmes d'information dans son périmètre et notamment l'espace de travail collaboratif.
• Assure le suivi documentaire et archive les documents de la Direction selon les règles en vigueur.

Elle/il participe à l'organisation et à la préparation logistique des évènements, manifestations dans le cadre des missions et activités des Directrices et Directeurs.

Compétences

Savoirs généraux
• Connaissance des techniques de secrétariat
• Connaissance de la mission, de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement

Compétences linguistiques
• Anglais : Compréhension écrite et orale : niveau I Expression écrite et orale : niveau I

Savoir-faire
• Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et appels téléphoniques
• Gérer un système de classement
• Rédiger des courriers et documents administratifs simples
• Utiliser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
• Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
• Rendre compte de son activité
• Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies

Savoir-être :
• Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
• Savoir gérer les priorités
• Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs.

Contexte de travail

Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches d'ampleur nationale et internationale en astronomie, science de la terre, de l'océan et de l'espace qui sont menées au sein du CNRS et des établissements publics relevant du Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche.
L'INSU assure la mise en place d'actions sur projets de recherche en coordination avec les organismes partenaires et des prospectives scientifiques permettant de définir une stratégie de programmation et d'équipement nationaux et internationaux.
L'INSU supervise plus de 100 structures de recherche et de service situées au sein d'établissements d'enseignement supérieur et de recherche, fonctionnant en réseaux et regroupant plus de 900 chercheurs, 1 500 enseignants-chercheurs et plus de 3 000 IT et Biatss. L'INSU assure également l'animation des réseaux via des structures fédératives de recherche et des observatoires des sciences de l'univers (OSU). Il participe, en outre, au pilotage de structures internationales.

Au sein de l'INSU, le pôle administratif est composé d'une responsable et de 3 assistant.e.s en gestion administrative et secrétaire. Il est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la/au D.A.A. Il effectue ses missions au bénéfice de l'ensemble de l'équipe de Direction et en étroite coopération et en interaction permanente avec l'ensemble des pôles administratifs de l'institut. Le pôle agit enfin en interaction avec les directions du siège et les services de la délégation PMA.

Informations complémentaires

Formation exigée : minimum bac (bac professionnel de type secrétariat de préférence)

On en parle sur Twitter !