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Assistant/Assistante de directeurs adjoints scientifiques au sein de l'Institut National de Physique Nucléaire et de Physique des Particules (IN2P3) H/F


Date Limite Candidature : mercredi 15 février 2023

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Informations générales

Référence : INS1618-ISAPOU-002
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mercredi 25 janvier 2023
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 mars 2023
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : A partir de 2100 € bruts mensuels (1700 € nets), ajustable selon le niveau d'expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Au sein de l'IN2P3, vous contribuerez à l'organisation quotidienne et à la gestion des activités du Directeur adjoint d'Institut et de trois Directeurs adjoints scientifiques (DAS). Vous recueillerez et traiterez les informations nécessaires à la préparation des décisions, assurerez le suivi de certains dossiers et la gestion des relations internes et externes des directeurs.

Activités

Vous serez chargé(e) de :
- Gérer les agendas et l'organisation des déplacements des Directeurs adjoints scientifiques et du Directeur adjoint d'Institut ; assurer le suivi des dépenses correspondantes (réservation des billets de train/avion et des hôtels, établissement des ordres de mission, des bons de commande et des états de frais),
- Assurer l'organisation logistique et le suivi des réunions institutionnelles ; constituer les dossiers en vue de ces réunions (conception et mise en forme des supports, réservations de salle, etc.),
- Rédiger des courriers, emails, comptes-rendus ou relevés de décision,
- Communiquer avec les interlocuteurs internes (Présidence, directions générales et fonctionnelles, laboratoires...) et les partenaires externes (CEA, CERN, universités et organismes étrangers...),
- Transmettre en interne les décisions et informations pertinentes,
- Mettre en place des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs) et produire des bilans,
- Organiser le classement et l'archivage (y compris numérique) des documents,
- Assurer la continuité du service au sein d'une équipe des 4 assistant(e)s de direction,
- Vous informer sur l'évolution de la règlementation

Compétences

Connaissances :
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Connaitre le fonctionnement de la recherche publique
- Connaitre les bases de la gestion budgétaire et comptable
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
- Savoir utiliser un logiciel de gestion budgétaire
- Rédiger des courriers, documents administratifs, notes et comptes-rendus
- Appliquer les procédures administratives

Savoir-être :
- Travailler en équipe
- Gérer les priorités et un flux important d'informations
- Planifier son activité et à anticiper les situations
- Faire preuve d'autonomie et de réactivité
- Respecter les règles de discrétion et de confidentialité

Compétence linguistique :
- Langue anglaise : niveau B1 (compréhension écrite et expression orale selon le CECRL)

Contexte de travail

Vous serez affecté(e) à la Direction de l'Institut National de Physique Nucléaire et de Physique des Particules (IN2P3).

L'IN2P3 est l'un des 10 Instituts du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) qui a pour mission de promouvoir et fédérer les activités de recherche dans les domaines de la physique nucléaire, de la physique des particules et des astroparticules ainsi que des applications associées notamment dans les champs de la santé et de l'énergie. L'Institut s'appuie sur 29 laboratoires, infrastructures et plateformes nationales ou internationales la plupart du temps en partenariat avec les universités ou des organismes français ou étrangers. Ces structures, regroupant plus de 3200 personnes, collaborent en réseau autour de 30 grands programmes de recherche associant de nombreux partenaires internationaux.

La Direction de l'IN2P3 compte 37 membres, 10 scientifiques et 27 ingénieur(e)s et technicien(ne)s, ainsi que 13 délégué(e)s scientifiques et chargé(e)s de missions. Les locaux de la direction sont situés au siège du CNRS dans le 16ème arrondissement de Paris (Métro Michel-Ange Auteuil ligne 9 et ligne 10).

Vous exercerez vos fonctions au sein d'une équipe de 4 assistant(e)s, sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Adjoint Administratif de l'IN2P3, en collaboration avec les autres services de la direction, notamment le service budget et finances, les laboratoires de l'Institut et les partenaires français et étrangers.

Informations complémentaires

CDD de 1 an renouvelable
Des déplacements occasionnels en France sont à prévoir (visites de laboratoires).

Rejoindre l'IN2P3 du CNRS, c'est l'opportunité d'intégrer un établissement public porteur de sens (faire progresser la connaissance) et exercer dans le cadre d'un environnement international. C'est aussi la possibilité de télétravailler, de disposer de 43 jours de congés et RTT annuels, d'un restaurant administratif sur le site, et c'est surtout rejoindre une équipe dynamique et bienveillante attentive à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.

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