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Assistant(e) de gestion/organisation administrative( H/F)


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Informations générales

Référence : FR636-NICPAP-001
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : jeudi 5 avril 2018
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 juin 2018
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2250 et 2551€ selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac+4
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L'assistant(e) de gestion/organisation est chargé d'assister le directeur et les directeurs adjoints de l'IPSL, avec qui il / elle sera en contact direct.

Activités

• Il (elle) assure de façon autonome l'élaboration et la coordination des dossiers qui lui sont confiés par le directeur. Dans ce contexte il (elle) travaille avec l'ensemble de l'équipe de direction.
• Son périmètre d'action concerne en particulier les aspects collectifs de la vie scientifique de l'IPSL : vie des comités internes comme des comités externes, aspects évènementiels. Par rapport à ces enjeux, il (elle) aura une responsabilité en termes d'organisation (choix des dates, des lieux, organisation logistique) et de suivi (prise de notes, identification des participants, relances, …)
• Mise en forme de documents à caractère prospectif, ou en lien avec des projets structurants pour l'institut

Compétences

Au niveau général, et de manière impérative :
• Savoir gérer un flux important d'information, excellente capacité d'organisation, sens des priorités
• Etre autonome dans la gestion et le suivi des dossiers
• Sens du relationnel et capacité du travail en équipe
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse. Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite en français et en anglais.
• Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, powerpoint,)


Les éléments suivants constituent des atouts supplémentaires :

• Connaitre le fonctionnement général d'un laboratoire ou d'un institut de recherche
• Avoir une connaissance des enjeux scientifiques qui sont ceux de l'IPSL.

Contexte de travail

L'IPSL est une Fédération de Recherche du CNRS qui regroupe 9 laboratoires de la Région Parisienne impliqués dans la recherche sur le changement climatique. Son effectif propre est de l'ordre de 40 chercheurs, ingénieurs, techniciens et administratifs, et l'ensemble des laboratoires regroupe environ 1400 agents.
L'IPSL est dispersé sur plusieurs sites d'Ile de France : une certaine mobilité est attendue du (de la) candidat(e).
Les années 2018 et 2019 sont des années d'évaluation prospective de l'IPSL, et une partie importante des tâches demandées sera liée à cette situation : grand nombres de réunions, documents à préparer. Dans ce contexte, une prolongation du CDD pourra être envisagée – sans garantie à ce stade.

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