Missions

L'assistant-e en gestion administrative participe à la mise en œuvre des concours et des examens de sélection professionnelle du CNRS, de la phase d'inscription jusqu'à l'affectation des lauréats. A ce titre, il/elle assure les fonctions administratives de gestion des candidatures et d'assistance aux jurys dans le respect des objectifs qualitatifs et quantitatifs de réalisation.

Activités

Conseiller et assister les présidents et membres de jurys durant leurs travaux sur les aspects réglementaires, administratifs et techniques.
Renseigner les candidats durant toutes les phases de réalisation des concours.
Mettre à jour les bases de données et les tableaux de bord au fur et à mesure de la réalisation des concours et des examens professionnels.
Rédiger des actes et des courriers administratifs (décisions, convocations, courriers, projets de réponse aux recours).
Assurer la diffusion des résultats d'admissibilité et d'admission et assurer le suivi des acceptations et des refus des bénéfices de concours.
Organiser le classement des documents à l'issue de chaque campagne de recrutement et initialiser les procédures d'indemnisation des jurys.
Participer à l'élaboration des bilans de chaque campagne de concours et proposer des évolutions permettant d'améliorer la qualité de service.
Coordonner le cas échéant, des activités administratives transversales et vérifier la conformité de leur exécution (respect des délais et des procédures de réalisation des activités de gestion des candidatures, vérification de la complétude des tableaux de bord, vérification d'actes de gestion...).

Compétences

Connaissances :
Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues) utile
Connaître les règles relatives à la protection de données.

Compétences opérationnelles :
Savoir appliquer de manière autonome des procédures et des actes de gestion dans le respect des objectifs fixés et des règles d'organisation interne.
Savoir hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances.
Faire preuve de rigueur, de méthode, de réactivité, d'esprit d'initiative et de discrétion.
Savoir rendre compte et être force de propositions.
Maîtriser les techniques d'expression orale et de communication écrite.
Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel).

Savoir-être :
Posséder une aptitude relationnelle pour interagir avec différents interlocuteurs (présidentes et présidents des jurys, assistantes et assistants du Secrétariat Général du Comité National, candidates et candidats).
Sens du travail en équipe.
Gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités.

Contexte de travail

Le service central des concours (SCC) est un service de la direction des ressources humaines du CNRS. Actuellement hébergé par la Délégation régionale Ile-de-France Meudon sur le site du campus Meudon Bellevue (1 place Aristide Briand) et à proximité des transports en commun (bus, train, tramway), il déménagera sur le site de la délégation régionale Ile-de-France Gif-sur-Yvette fin septembre 2023 (1 Av. de la Terrasse, 91190 Gif-sur-Yvette, proche du RER B).
Le SCC, constitué de 14 personnes, est chargé d'organiser les concours de recrutement (chercheurs, ingénieurs et techniciens), les concours internes et les examens de sélection professionnelle du CNRS, d'assurer leur sécurisation juridique et de mettre en place des actions visant à proposer un service de qualité auprès des membres des jurys, des candidats et des candidates. Il assure également l'organisation des recrutements de chaires de professeur junior.
L'organisation des concours et examens n'implique aucun déplacement hors du site. A titre exceptionnel, des réunions peuvent avoir lieu au siège du CNRS (Paris, XVIème).
L'assistant-e est responsable en propre d'un portefeuille lors de chacune des campagnes de recrutement. Il/elle est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du responsable de service et de son adjoint. Des actions de formation et un tutorat sont prévus dans le cadre de la prise de fonctions ainsi que des actions de perfectionnement à l'emploi. L'assistant-e en gestion administrative est soumis/e à une obligation de confidentialité liée à l'activité des concours.
Ce poste permet de bénéficier de télétravail dès qu'une autonomie suffisante est acquise, appréciée par le supérieur hiérarchique. Un service de restauration collective et des activités sportives et culturelles sont proposés sur le site.

Contraintes et risques

Activité liée aux calendriers des différentes campagnes

Informations complémentaires

Le service des concours sera à Gif-sur-Yvette à la date de prise de fonctions indiquée.