Missions

Au sein de la direction administrative de l'INSB, l'assistant de direction et en gestion administrative exerce sa mission au profit d’un directeur adjoint scientifique (DAS) et du pôle Europe et International de CNRS Biologie.

Activités

Les activités s'exercent à 60% au sein du pôle Europe et International et à 40% au profit d’un directeur adjoint administratif (DAS).

Assistant de DAS :

- Gérer l'agenda du DAS (Outlook),
- Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers, courriels, parapheurs…),
- Enregistrer les courriers/courriels (arrivée et départ) dans l'outil dédié (Corlys),
- Gérer des adresses génériques partagées,
- Rédiger des courriers ou des messages électroniques,
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs,
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements en France et à l'étranger,
- Organiser les réunions en interne et/ou avec des partenaires extérieurs,
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions,
- Assurer l'assistance ponctuelle des délégués scientifiques et chargés de missions scientifiques,
- Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs…),
- Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers,

Assistant en gestion administrative du pôle Europe et International :


- Assurer l'envoi mensuel des newsletters aux correspondants Europe-international, ainsi que la mise à jour de la liste de diffusion de ces correspondants via le portail SYMPA,
- Assurer l'organisation de la logistique pour la préparation des oraux ERC : gestion des convocations, obtention des devis pour les repas,
- Gérer les aspects administratifs liés aux campagnes pour les projets internationaux
- Elaborer des tableaux de bord en relation avec le domaine d'activité et notamment pour les projets internationaux.
- Assurer la réalisation des activités administratives au sein du pôle Europe et International de l'institut.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour optimiser le fonctionnement du pôle.
- Participer à l'alimentation d'outils de pilotage.
- Participer à l'instruction et au suivi de dossiers complexes et/ou confidentiels confiés par la direction et en vérifier la conformité réglementaire.
- Organiser des réunions en, assurer leur suivi et y participer : programmation, réservation,
- Organiser le classement et l'archivage des documents
- Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions à forts enjeux pour l'institut.
- Assurer le secrétariat : gestion des agendas, du courrier, de la messagerie
- Organiser des déplacements ponctuels des agents du pôle en France et à l'étranger (logistique et actes de gestion)
- Communiquer avec les directions du CNRS, les partenaires extérieurs et assurer le suivi des décisions.
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du pôle
- Suivre l'évolution technique/réglementaire des domaines d'activités.

Compétences

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
- Savoir informer et rendre compte.
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées.
- Avoir le sens relationnel.
- Connaître les logiciels de bureautique courants (Word traitement de texte, tableur Excel) et savoir être en capacité de s’adapter aux logiciels de gestion financière et de dépôt et gestion des projets en lien avec l’activité des services.
- Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités, notamment en situation d'urgence.
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement.
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
- Anglais : niveau B1 (savoir lire et comprendre un courriel et pouvoir y répondre succinctement).

Contexte de travail

Le CNRS, Centre national de la recherche scientifique, est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de la Recherche et de l'innovation. Au sein du CNRS, CNRS Biologie pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. CNRS Biologie est, en taille, le plus important institut du CNRS, représentant à lui seul un quart du volume financier et des personnels du CNRS avec 210 unités de recherche et d'appui à la recherche, plus de 19 000 personnels travaillant au sein de ses unités. CNRS Biologie est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange Paris 16ème). L'équipe de direction de l'institut compte environ 60 collaborateurs (30 IT et 30 scientifiques).

Informations complémentaires

Votre environnement de travail :
Télétravail : pratique et indemnisation du TT
Congés et RTT annuels : 44 jours
Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 euros
Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l'accueil périscolaire, allocation aux parents d'enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes…)