Assistant·e en gestion financière et administrative H/F

Job Description

Missions

Au sein du pôle financier, l'assistant ou assistante assure auprès de la responsable financière, la gestion et le contrôle financiers de l'unité dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables ainsi que des actes de recrutement. En particulier, il s'agira de prendre notamment en charge un portefeuille de contrats liés aux programmes européens et nationaux (ERC, PEPR) gérés par l'unité.

Activity

- Assister la responsable financière au contrôle de la conformité budgétaire des conventions et des contrats de recherche et dans la mise en place des crédits ;
- Élaborer et suivre les tableaux de bord des prévisions de recettes et dépenses en vue de l'exécution budgétaire des contrats ;
- Saisir et suivre les commandes d'engagement, les missions des agents et personnes invitées, ainsi que les autres dépenses liées à l'activité scientifique ;
- Collaborer aux procédures d'ouverture et de suivi des marchés publics avec la responsable ;
- Éditer les états de contrôle de gestion nécessaires au suivi de l'activité depuis l'ouverture de l'exercice comptable jusqu¿au traitement de la bascule et de la clôture d'exercice ;
- Établir et émettre des devis et titres de recettes ;
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques) ;
- Assurer les opérations de saisies pour les recrutements liées aux activités scientifiques de la publication des annonces jusqu'à l'embauche (doctorants, postdoctorants) ;
- Réaliser des synthèses de situation et rendre compte des états budgétaires à l'aide de tableaux de bord (reporting) ;
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers en cours lors de réunions et à l'aide de tableaux de bord et de statistiques (reporting) ;
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières du CNRS et transmettre les informations ;
- Classer et archiver les pièces et justificatifs des opérations financières et des dossiers traités
- Assurer l'inventaire des immobilisations
- Participer à la rédaction de processus d'organisation en s'inscrivant dans la démarche qualité du service et de l'unité.

Your Profil

Skills

Savoirs :

- Connaissances générales en finances publiques
- Connaissances de l¿environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche (organisation et fonctionnement)
- Connaissances de la réglementation financière et comptable des EPST et EPSCP
- Connaissance de la réglementation en recrutement RH des EPST et EPSCP
- Connaissance des outils de gestion CNRS (Geslab, Nouba, Canopé, Etamine, Notilus, Reseda, Agate-Tempo) et Université (Sifac, Phare)
- Connaissance générale en droit des contrats et des grands programmes scientifiques européens et nationaux (ERC, PEPR)

Savoirs faire :

- Extraire et analyser des données budgétaires sur les outils financiers Geslab et Sifac
- Assurer les opérations de constitution de dossiers et de saisies lors des différentes étapes d'un recrutement
- Savoir synthétiser, rédiger des comptes-rendus
- Savoir élaborer des tableaux de bord et présenter des données statistiques à des non-experts
- Savoir respecter les échéances
- Savoir communiquer (oral et écrit) avec des publics variés en français et en anglais (niveau B1)
- Savoir gérer et prioriser les flux des demandes
- Savoir gérer les priorités et les urgences
- Savoir communiquer en interne et en externe (notamment avec les services centraux financiers et comptables des tutelles et les fournisseurs)
- Maitriser les outils bureautiques courants (Excel, Word,...)


Savoirs-être :

- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Être ordonné·e et organisé·e
- Être autonome
- Être force de proposition
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Savoir s'adapter aux évolutions des pratiques et outils
- Faire preuve de confidentialité

Your Work Environment

L'Institut de Recherche en Informatique Fondamentale (IRIF - https://www.irif.fr) est une unité mixte de recherche (UMR 8243) avec deux tutelles principales, le CNRS et l'Université Paris Cité, qui héberge une équipe projet commune Inria. Le laboratoire compte environ 200 personnels. Les recherches menées à l'IRIF reposent sur l'étude et la compréhension des fondements de toute l'informatique, afin d'apporter des solutions innovantes aux défis actuels et futurs des sciences numériques. L'IRIF héberge plus de 50 projets de recherche nationaux et européens parmi lesquels 5 PEPR, 5 ERC, 2 projets EU et plusieurs collaborations industrielles. Il pilote la fédération de recherche PCQC, le GDR IFM (environ 2000 membres répartis dans plus de 100 unités), 1 laboratoire de recherche international et 8 projets de recherche internationaux. Enfin, l'IRIF est à l'origine de plusieurs initiatives concernant la qualité de vie au travail, reprises ailleurs en France (Charte de l'unité, childcare programme, charte pour les comités de sélection, programme de mentorat, salle allaitement) issues de différentes commissions.
L'unité possède une équipe en appui et soutien de 8 agents/agentes répartis en 4 services (service administratif, service financier, service communication, service informatique). La personne recrutée intègrera l'équipe du service financier composée actuellement de trois gestionnaires administratifs et financiers, d'une responsable financière et d'une secrétaire générale. Elle sera sous la responsabilité hiérarchique de la responsable financière. Le poste ne comporte pas de mission d'encadrement.
Il n'y a pas de contraintes particulières liées au poste.
Le poste est localisé dans les locaux de l'IRIF, sur le campus des Grands Moulins de l'Université Paris Cité, dans le 13ème arrondissement de Paris.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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