Missions

L'assistant.e de direction du laboratoire i3S sera chargé.e d'assurer la gestion administrative, financière et logistique de l'équipe de direction, et d'organiser les événements scientifiques et institutionnels du laboratoire.
Il/elle se chargera d'instruire des dossiers réglementaires, produire des reportings et tableaux de bord, et facilitera la circulation de l'information entre les services et avec les partenaires.

Activités

- Assurer le traitement des dossiers administratifs, financiers et logistiques, de l'équipe de direction composée du directeur d'unité, directeur adjoint, et de la secrétaire générale (missions, commandes, dépenses)
- Gérer l'agenda du directeur, administrer en autonomie les dossiers confiés par la direction
- Coordonner l'organisation des événements institutionnels, en supervisant la planification et la logistique associée
- Participer à l'instruction de dossiers réglementaires, vérifier leur conformité et en assurer le suivi administratif.
- Établir les comptes rendus des réunions et instances, et diffuser les versions validées
- Élaborer des tableaux de bord, suivre des indicateurs
- Centraliser et diffuser l'information entre les services internes et les partenaires externes, en garantissant la fluidité des échanges et le respect des processus en vigueur.
- Participer aux réunions de l'équipe de gestion avec l'ensemble des gestionnaires.

Compétences

Connaissances:
- Procédures administratives, financières et cadre réglementaire
- Maîtrise des outils bureautiques, logiciels de gestion (Geslab, Webcontrat, ESR Mission, Sifac +...)
- Environnement et réseaux professionnels
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles:
- Planifier, hiérarchiser son activité, anticiper et gérer les urgences
- Gérer des dossiers, organiser des événements et vérifier la conformité réglementaire
- Concevoir des tableaux de bord, rédiger des comptes rendus et diffuser l'information
- Savoir rendre compte et transmettre une information de façon synthétique
- Posséder de très bonnes qualités rédactionnelles

Savoir-être:
- Savoir communiquer et échanger
- Avoir le goût du travail en équipe
- Rigueur, fiabilité, réactivité
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Faire preuve de discrétion, confidentialité
- Sens de l'organisation
- Adaptabilité, aisance relationnelle
- Être force de proposition

Contexte de travail

Le laboratoire i3S est une Unité Mixte de Recherche (UMR7271) ayant pour tutelles principales le CNRS et Université Côte d'Azur, et pour tutelle secondaire le Centre Inria d'Université Côte d'Azur, située sur le campus SophiaTech, au cœur de la technopole de Sophia Antipolis. Le laboratoire compte environ 270 personnes. Ainsi, i3s gère en moyenne un portefeuille de près de 20M€ en ressources propres, avec un mandat de gestion partagé entre le CNRS et l'Université Côté d'Azur.
L'assistant.e de direction fera partie de l'équipe de gestion du laboratoire i3S composée actuellement de 7 gestionnaires. Il/Elle sera placé.e sous la responsabilité de la secrétaire générale. Possibilité de télétravail dans la limite de 2 jours par semaine. Des formations pourront être proposées pour faciliter la prise de fonction.
Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente