Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel H/F

Job Description

Missions

Assurer, auprès du directeur de l'unité et de ses adjoint.e.s, la coordination et la gestion de l'unité implantée sur deux sites et dépendant de trois tutelles. Par délégation du directeur d'unité et sous sa responsabilité directe, l'administrateur/trice assure le pilotage opérationnel de l'unité (finances, ressources humaines, communication, logistique), permettant l'accompagnement de ses projets scientifiques. Membre de l'équipe de direction, l'administrateur/trice définit et met en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'unité. Il/elle est garant.e du respect de la règlementation au sein de l'unité.

Activity

- Encadrer, coordonner et organiser le fonctionnement du service administratif de l'unité sur ses deux sites.
- Proposer et piloter des projets d'évolution interne administratifs et/ou organisationnels de l'unité.
- Coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs.
- Assurer la gestion individuelle et collective des agents de l'unité : recrutement (contractuels et concours), campagnes annuelles d'évaluation, mobilité...
- Contrôler la mise en place des règles et procédures administratives.
- Établir et proposer un projet de budget, contrôler sa répartition et son exécution.
- Préparer les contrats et conventions et contribuer au développement des partenariats et actions de valorisation.
- Conseiller et accompagner le montage, la négociation, le suivi et la justification administratifs des différents projets de recherche
- Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, contribuer à la réalisation des rapport et bilans, répondre aux audits et évaluations sur la structure.
- Assister la direction et la représenter auprès des partenaires internes et externes.

Your Profil

Skills

Savoirs / connaissances :
- Politique de recherche et d'innovation,
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique,
- Réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics,
- Connaissances budgétaires générales,
- Méthodologie de conduite de projet,
- Langue anglaise: B2

Savoir-faire :
- Appliquer et faire appliquer les règles et procédures juridiques, administratives et financières,
- Savoir élaborer des outils de pilotage et de suivi (indicateurs, tableaux de bord),
- Savoir communiquer et interagir en contexte professionnel,
- Jouer un rôle de conseil et d'aide à la décision,
- Savoir gérer les situations de crise,
- Maîtriser les outils et logiciels spécifiques aux domaines (systèmes d'information budgétaire, financiers, RH, contrats etc...).

Savoirs-être :
- Rigueur/fiabilité,
- Sens de l'organisation,
- Réactivité,
- Adaptabilité.

Compétences managériales :
- Encadrer et animer une équipe,
- Déléguer et évaluer,
- Faciliter la coopération,
- Conduire des entretiens.

Your Work Environment

L'Institut des Sciences sociales du Politique (ISP) est une unité mixte de recherche (UMR7220) associant le CNRS, l'ENS Paris-Saclay et l'Université Paris-Nanterre, dont les recherches s'inscrivent dans un cadre interdisciplinaire faisant dialoguer la science politique, la sociologie, l'histoire et le droit.
Elle compte quelques 80 titulaires et autant de doctorant.e.s, répartis sur deux implantations, l'une à l'Université Paris Nanterre et l'autre à l'ENS Paris -Saclay à Gif sur Yvette (https://isp.cnrs.fr/homepage/contact/)
Une dizaine de contrats de recherche y sont actuellement en gestion dont trois ANR, pour un volume budgétaire global à gérer chaque année oscillant autour des 600 000 euros.
Le poste d'administrateur/trice, basé à Nanterre, implique la coordination et le pilotage des activités, moyens et ressources sur ces deux implantations et en lien avec trois tutelles. Il suppose donc des déplacements réguliers (au moins une fois par mois) sur le site de l'ENS Paris Saclay à Gif-sur-Yvette (avec bureau dédié et possibilité de restauration sur ce site). Il engage aussi l'encadrement hiérarchique de deux autres agents (avec conduite des entretiens annuels d'activités), assistantes de gestion administrative et financière situées sur chacun des deux sites.
L'administrateur/trice exercera ses fonctions sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'unité. Un accompagnement à la prise de fonction pourra être mis en place par le biais de formations spécifiques (par exemple en management) et d'un tutorat personnalisé si besoin.
Le poste ouvre la possibilité de télétravailler selon le cadre défini par le CNRS.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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