Missions

Assurer la gestion administrative, financière et des ressources humaines pour l'un des portefeuilles de gestion et contribuer à l'organisation et au soutien logistique des manifestations scientifiques et publiques du laboratoire.
Participer au bon fonctionnement du service administratif et financier et à la qualité du service rendu aux équipes de recherche.

Activités

1) Gestion administrative, financière et des ressources humaines
- Assurer le suivi de l'ensemble des opérations de gestion financière : engagement des commandes, suivi des livraisons, constatations des services faits, création de fournisseurs, traitement des workflows et des immobilisations, production des attestations nécessaires le cas échéant
- Gérer les missions : création des invités, contrôle et validation des demandes de mission, validation des réservations, contrôle et validation des états de frais
- Élaborer, suivre et contrôler un budget ; produire les bilans financiers
- Assurer le suivi administratif et la justification financière pour les financements de la fondation SIMONS et de la région IDF
- Assurer le respect de la règlementation et prévenir les contentieux avec les fournisseurs
- Instruire les demandes de recrutement des personnels contractuels et en vérifier la faisabilité administrative et budgétaire
- Anticiper les formalités d'accueil (obtention de visa, convention d'accueil, déclaration de présence, ...)

2) Organisation et soutien logistique aux manifestations scientifiques et publiques
- Instruire et traiter les dossiers relatifs aux évènements du laboratoire (demandes de subvention, bilan prévisionnel et exécuté, mise en place d'Azur colloque le cas échéant, conformité réglementaire)
- Organiser et participer aux réunions préparatoires des comités locaux d'organisation pour les manifestations majeures ; assurer le suivi des actions
- Gérer les inscriptions et paiements des participants ; suivre la mise en place des crédits associés
- Concevoir et produire des supports logistiques et de communication (badges, liste de participants, signalétique, lettres d'invitation)
- Coordonner l'ensemble des aspects matériels et logistiques : Réservation des locaux, devis et commandes pour les pauses café et repas, accueil des participants
- Assurer l'interface avec les prestataires et contrôler la bonne exécution des prestations

Compétences

Savoirs
- Règles et procédures de la gestion budgétaire, financière et comptable de la fonction publique
- Organisation et fonctionnement d'un laboratoire de recherche (tutelles, partenaires, financements)
- Règles et procédures de gestion RH (recrutement de contractuels, suivi administratif)
- Outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion (Geslab, Réséda, Etamine, Notilus, Webcontrat)
- Langue anglaise : Niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) souhaité

Savoir-faire
- Élaborer, exécuter et contrôler un budget
- Produire des bilans, tableaux de bord et synthèses financières
- Instruire et traiter des dossiers complexes en autonomie
- Prioriser les tâches, anticiper et tenir les échéances
- Rechercher l'information nécessaire à la mise en œuvre de ses activités
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires et les procédures internes d¿organisation
- Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés (chercheurs, tutelles, prestataires)
- Informer et rendre compte
- Assurer le classement et la conservation des documents et informations traités

Savoir-être
- Rigueur, fiabilité, sens de la confidentialité
- Esprit d'équipe et coopération au sein d'un service
- Sens de l'organisation, autonomie et réactivité
- Capacité d'adaptation à un environnement scientifique évolutif

Contexte de travail

L'Institut d'Astrophysique de Paris (IAP) est une Unité Mixte de Recherche (UMR 7095) de Sorbonne Université et du CNRS, et un Observatoire des Sciences de l'Univers (OSU) de Sorbonne Université. Il compte environ 130 chercheurs, ingénieurs, techniciens, administratifs, post-doctorants et doctorants. Il est en délégation globale de gestion CNRS.
Ses chercheurs sont impliqués dans de nombreux projets de recherche et dans de grands programmes d'observations astronomiques au sol et dans l'espace auxquels sont associés des collaborateurs issus de la communauté scientifique française, européenne et internationale.
En raison de son attractivité, l'IAP accueille de nombreux chercheurs étrangers. Il organise chaque semaine des séminaires spécialisés et chaque année un colloque international qui rassemble pendant une semaine plus de 120 participants, des ateliers scientifiques et des manifestations ouvertes au public.

La/le gestionnaire occupe une fonction essentielle au sein du laboratoire de par l'organisation et le soutien logistique apporté aux manifestations scientifiques et publiques mais aussi par le contenu du portefeuille de gestion dont elle/il a la charge, majoritairement axé sur l'animation scientifique, l¿échange et la communication (colloques, Fête de la Science, Nuit Blanche, équipes de recherche, soutiens spécifiques de la direction, ...). Elle/il assure le lien entre les équipes de recherche et les partenaires financiers, contribue à la mise en œuvre des projets scientifiques et collabore étroitement avec les chercheurs et les services du laboratoire et de ses tutelles.

Elle/il exerce ses missions sous la responsabilité du responsable financier au sein d'une équipe administrative composée de cinq gestionnaires.