Assistant-e en gestion administrative H/F

Job Description

Missions

Assurer et optimiser la gestion administrative de l'activité de l'équipe de direction ; coordonner la gestion des ressources humaines avec les tutelles ; assurer le secrétariat et être le point de contact pour la gestion de toutes les relations externes de l'entreprise et internes avec les agents de l'IHP.

Activity

- gérer les appels, les mails, l'agenda du directeur,
- organiser des événements, réunions et les déplacements de la direction
- suivre les dossiers et assurer le bon traitement des urgences
- instruire les demandes et assurer le relais avec les partenaires extérieurs
- archiver les dossiers traités tant physiquement que numériquement selon les règles de l'art
- rédiger des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions et les diffuser
- participer à la communication interne et externe
- Réaliser des tableaux de bords de suivi
- Coordonner la logistique des recrutements et des formations,
- suivre administrativement la gestion des personnels (organigramme, congés, calendrier des entretiens annuels...)
- gérer les accès aux outils de l'IHP (déclaration dans les annuaires, RESEDA, gestion des listes de diffusion, gestion des droits d'accès etc.)

Your Profil

Skills

*Connaissances
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur,
Techniques de communication,
Méthodes de classement, numérisation et archivage
expertise des outils bureautiques
Techniques de management
Gestion des groupes et des conflits
Notions de droit public et droit des contrats
Environnement et réseaux professionnels
Méthodologie de conduite de projet
Techniques d'élaboration de documents
Connaissances budgétaires générales
Notions de finances publiques
Connaissance générale des ressources humaines
Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

*Savoir-faire :
Réaliser des synthèses
Rechercher et fiabiliser l'information
Rédiger des rapports ou des documents
Créer les conditions favorables à un entretien
Conduire des entretiens
Déléguer et évaluer
Encadrer / Animer une équipe
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Élaborer des éléments de langage
Concevoir des tableaux de bord

*Savoirs-être :
Fiabilité,
Rigueur,
Sens accru de l'accueil et du relationnel,
Réactivité
Autonomie

Your Work Environment

Fondé en 1928 et situé au 11 rue Pierre et Marie Curie 75005 Paris, l'Institut Henri Poincaré est une unité d¿appui et de recherche CNRS - Sorbonne Université, dédiée aux mathématiques et à la physique théorique. Structure d¿accueil ayant pour missions de favoriser les échanges scientifiques au niveau international et les interactions entre disciplines scientifiques, de conserver et développer des collections documentaires et patrimoniales, et de contribuer à la diffusion des connaissances scientifiques et aux interactions avec la société, l'IHP met à disposition les ressources appropriées, conçoit et met en œuvre des activités à l'interface entre sciences, culture et société. L'IHP est organisé en trois départements : Bibliothèque, Centre Émile Borel, Maison Poincaré, et trois pôles supports : Accueil et logistique, finances, multimédia.

La direction supervise l'ensemble des services de l'IHP et est composé d'un Directeur, d'une Directrice Adjointe, d'une Secrétaire Générale et d'un.e assistant.e de direction.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

CNRS

The research professions