Assistant-e en gestion administrative H/F

Job Description

Missions

L'assistant ou l'assistante en gestion administrative réalise de manière autonome, des activités de gestion administrative, et financière dans le respect des règles et des procédures applicables au sein de la structure.

Il ou elle aura pour périmètre d'action principal la région Ile-de-France Sud du Comité d'Action et d'Entraide Sociale (CAES) du CNRS. Placé sous la responsabilité hiérarchique du président de région, il ou elle peut être amené(e) à apporter une aide ponctuelle au sein d'autres structures équivalentes du CAES, sur demande de la direction du CAES national.

Activity

Assistance administrative :
- Planifier, préparer, organiser les réunions des CLAS (Comité Local d'Action Sociale) et du comité régional ; en assurer le suivi,
- Rédiger et afficher les informations internes/externes relatives au fonctionnement des CLAS et de la région,
- Assurer l'instruction de dossiers complexes, vérifier leur conformité réglementaire,
- Préparer des plannings (professeurs, animateurs embauchés par la région) en lien avec le siège du CAES du CNRS,
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les élus,
- Effectuer un accueil quotidien auprès des agents : renseigner, guider, vente de billets... ; assurer des permanences à l'attention des usagers,
- Instruire des dossiers d'inscription pour les centres de loisirs,
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à l'activité ; en assurer le suivi, produire des bilans et statistiques,
- Organiser les manifestations (événements divers : fête de noël, sorties culturelles...),
- Administrer et animer les sites internet Région - CLAS Polytechnique et C2N,
- Aide au montage et conduite de projets de niveaux locaux (CLAS-Région) comme la fête de l'enfance ou voyage/culture et nationaux comme « la ronde de semi »,
- Assurer les aspects logistiques de l'activité.

Assistance en compatibilité :
- Assister le comptable du siège,
- Contribuer à l'élaboration du budget régional en lien avec les élus,
- Produire des bilans par secteur d'activité pour l'ensemble des CLAS et de la région,
- Éditer les factures sur le logiciel interne (GANAEL), encaisser les paiements pour les diverses activités et le centre de loisirs,
- Réaliser toutes opérations de saisie et/ou de contrôle sur le logiciel dédié en lien avec les services du siège,
- Établir et suivre le budget de manifestations (événements divers : fête de noël, sorties culturelles...).

Your Profil

Skills

Savoirs généraux :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative,
- Techniques d'élaboration de comptes rendus, esprit de synthèse,
- Notions de comptabilité.

Savoir-faire opérationnels :
- Savoir gérer son activité dans un contexte complexe (interlocuteurs et instances variés),
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités,
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (formation assurée par le CAES).

Qualités requises pour le poste :
- Capacité d'adaptation,
- Discrétion et confidentialité,
- Rigueur/Fiabilité,
- Esprit d'équipe,
- Bonne aptitude à communiquer.

Your Work Environment

Le Comité d'Action et d'Entraide Sociales (CAES) du CNRS gère les activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs à destination des personnels du CNRS et de leur famille.
Le CAES est une organisation structurée en trois niveaux : national, régional, et local via les comités locaux d'action sociale (CLAS) et sections régionales d'activités spécifiques (SERAS).

Placé sous l'autorité du président de région IDF Sud, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative exercera ses fonctions sur principalement sur 3 sites :
- CLAS de Gif sur Yvette, en binôme avec une autre gestionnaire affectée à temps plein au CLAS,
- Ecole Polytechnique située à Palaiseau,
- Centre de nanosciences et de nanotechnologies (C2N) situé à Palaiseau.

Il ou elle sera accompagné(e) dans sa prise de poste par les présidents de région IDF Sud et des CLAS de Gif, Polytechnique et C2N.

Le télétravail est possible selon les procédures et conditions applicables.

Des formations sur les outils spécifiques au CAES du CNRS ainsi que quelques réunions sont à prévoir (déplacements sur Paris et autre endroit en France).


Plus d¿informations à propos du CAES : https://www.caes.cnrs.fr/

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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