Missions

Au sein du service Administration du CAES, l'assistant-e en gestion administrative et logistique coordonne et réalise les activités administratives dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'Unité de Service d'Action et d'Entraide Sociales (USAES) et celles du Comité d'Action et d'Entraide Sociales (CAES) du CNRS.
Il ou elle sera placé (e) sous la responsabilité de la responsable du service Administration du CAES du CNRS, composé de 5 personnes. Il/elle réalise de manière transverse des activités de gestion administratives.

Activités

Activités administratives

- Assurer la réalisation des activités administratives de la structure.
- Coordonner les aspects de gestion administrative et logistique des événements en liaison avec les interlocuteurs et les prestataires
- Organiser et participer aux réunions, savoir élaborer, structurer et rédiger des comptes rendus
- Organiser et assurer le suivi des déplacements des élus (convocations, bulletins d'inscriptions)
- Utiliser l'outil interne Admi-RH
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
- Assurer la circulation des informations relatives à la gestion administrative
- Réaliser des tableaux de bords de différentes sources (Gestion Electronique de Documents, Intranet)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser l'information et la transmettre aux bons interlocuteurs
- Filtrer et hiérarchiser l'information reçue en interne et en externe, en rendre compte, alerter selon le degré d'urgence

Activités de logistique :

-Assurer le soutien logistique (matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations évènementielles (conférences, réunions, séminaires, colloques)
-Gérer le suivi des contrats de prestation de logistique
-Piloter les prestataires, vérifier le service fait (entretien, travaux...)
-Assurer la gestion technique des dispositifs de contrôle d'accès (clés, badges...)
-Coordonner la gestion logistique pour les différents services du siège
-Assurer l'accompagnement technique des personnels du service, et leur apporter ressources et expertise dans le domaine de la logistique

Activités associées

- Participer à la conception d'outils de gestion administrative et à la rédaction de procédures pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Suivre les conventions (nationales, régionales...)
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble du domaine administratif

Compétences

Savoirs généraux
- Modes et fonctionnement des administrations publiques
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Techniques d'élaboration de comptes-rendus

Savoirs sur l'environnement professionnel
- La réglementation et les procédures de gestion administrative et de gestion financière
- L'organisation et les activités du service administratif du CAES du CNRS

Savoir-faire opérationnels
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestions complexes
- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans les domaines de la gestion administrative
- Gérer les relations avec les prestataires
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Maîtriser les techniques de communication à l'oral et à l'écrit
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Qualités requises pour le poste
- Rigueur/Fiabilité
- Travailler en équipe
- Discrétion et confidentialité
- Sens de l'organisation et du travail en équipe
- Bonne aptitude à communiquer
- Aisance rédactionnelle et bonne orthographe exigées
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Capacité d'adaptation

Contexte de travail

L'assistant-e en gestion administrative et logistique exercera cette activité au sein du service Administration située dans une unité d'appui à la recherche(UAR2927), à Vincennes (94), sous la responsabilité de la responsable de service.

Conditions particulières d'exercice : L'assistant-e en gestion administrative et logistique sera amené(e) à se déplacer ponctuellement dans les différentes structures du CAES en région parisienne et en province.