Missions

L'assistant-e de direction assure l'assistanat et le suivi des activités du secrétariat du Directeur général délégué à la Science

Activités

- Assurer les travaux classiques de secrétariat de la direction : gestion de l'agenda du Directeur général délégué à la Science, gestion des interlocuteurs (téléphone, mails ... ), rédaction, diffusion de notes ou correspondances à partir de consignes orales ou écrites, suivi des parapheurs, enregistrement du courrier
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations nationales et internationales et en assurer la logistique
- Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous journaliers du Directeur général délégué à la Science en rassemblant des informations et des documents
- Collecter des informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation
- Exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention
- Concevoir et proposer des modes d'organisation et des procédures
- Classer et archiver les documents

Compétences

Savoir-faire
- Maîtriser les techniques d'assistanat de direction ainsi que les exigences techniques et relationnelles associées : écoute, anticipation, négociation
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données)
- Savoir appréhender les outils de gestion interne
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Comprendre et s'exprimer aisément en anglais dans toute situation professionnelle : niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues
- Posséder des connaissances sur l'organisation et les activités de l'établissement

Savoirs-être
- Savoir faire preuve de rigueur, d'initiatives et de réactivité
- Savoir rendre compte de façon claire et précise des actions et dossiers en cours et en préparation
- Savoir planifier, organiser et prioriser les activités dans le respect des échéances
- Etre autonome dans la gestion des dossiers et force de proposition
- Etre doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
- Posséder des aptitudes pour le travail en équipe

Contexte de travail

L'assistant.e du directeur général délégué à la science exerce son activité de 9h à 18h, sur une base de 38h30 par semaine donnant droit à 13 jours de RTT, au sein de l'environnement de travail du directoire en étroite relation avec les différents secrétariats qui le composent (présidence, directeur général délégué à la science (DGDS), directeur général délégué aux ressources (DGDR),directeur délégué général à l'innovation (DGDI).

Elle travaille en binôme avec la gestionnaire de la Direction générale déléguée à la Science.

Possibilité de télétravail selon les règles de la fonction publique en coordination avec la gestionnaire afin d'assurer une présence physique quotidienne.
Le poste est situé au siège du CNRS, 3 rue Michel-Ange dans le 16e arrondissement de Paris.