Missions

La personne assurera la transmission et la circulation des données qualitatives et quantitatives au sein de la délégation, et conduira, animera et suivra des projets transversaux confiés, dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue. La mission comprend trois personnes : une chargée de projet, un.e assistant.e administratif.ve et une responsable hiérarchique.

Activités

1) Assurer la transmission et la circulation des données qualitatives et quantitatives au sein de la délégation et assurer le suivi des actes réglementaires


• Suivre l'évolution structurelle des unités de recherche
• Réaliser/ actualiser les actes réglementaires des Unités de Recherche (délégations de signature, conseils de laboratoire) et accompagner les unités dans la mise en place de cet environnement règlementaire
• Mettre à jour les informations institutionnelles dans les différentes bases de données existantes
• Rechercher et rassembler les données qualitatives en vue des visites de la direction dans les laboratoires
• Coordonner la mise en place des Règlements Intérieurs jusqu'à la signature par les tutelles
• Assurer le suivi des indicateurs des projets confiés
• Apporter conseil et expertise aux unités en lien étroit avec les gestionnaires et/ou directeurs


2) conduire, animer et suivre les projets transversaux confiés par le responsable du pôle, dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue


• Animer chaque projet confié par le responsable du pôle : organiser, planifier, dans le temps et assurer le suivi
• Rendre-compte de l'avancement et des difficultés pour chaque projet
• Assurer la traçabilité de chaque projet transversal
• Accompagner les nouveaux directeurs d'unité et les nouveaux responsables administratifs dans leur prise de fonction
• Assurer une interface avec le réseau des responsables administratifs des unités
• Rencontrer les directions de la recherche des principaux partenaires pour améliorer le service rendu à nos unités communes

Compétences

Savoirs / connaissances

• Connaissance des méthodes et outil de pilotage de projet
• Organisation de l'enseignement supérieur
• Maîtrise des outils informatiques (messagerie, word, excel…)


Savoir-faire

• Gestion et traitement de l'information
• Maitrise des techniques de présentation écrite et orale
• Capacité d'animation et d'écoute des besoins et attentes des usagers internes ou externes à la délégation.
• Capacités de travail en équipe, intégration dans un collectif de travail
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Bon esprit de synthèse
• Organiser et gérer les priorités
• Sensibilité et / ou pratique de la démarche d'amélioration continue
• Sens de la pédagogie pour la transmission des connaissances

Savoirs-être

• Autonomie, capacité organisationnelle, réactivité et sens de l'initiative
• Rigueur et précision dans le travail
• Sens du service et de la hiérarchie
• Qualités relationnelles
• Respecter le devoir de confidentialité

Contexte de travail

La Délégation Rhône Auvergne du CNRS est composée de 125 structures opérationnelles de recherche et de service, regroupant 2604 agents CNRS dont 2023 permanents. Les ressources gérées par la délégation représentent 258 millions d'euros dont 60 millions d'euros de ressources propres en 2019.


Les services de la Délégation sont constitués de 100 collaborateurs répartis dans les missions d'appui en ressources humaines, finances et comptabilité, partenariat et valorisation, systèmes d'information, prévention et sécurité, communication, médecine de prévention, technique et logistique.


Dans ce contexte nous une recherchons un/une assistant.e administriatif.ve qui sera affecté.e au sein de la « Mission Projets transverses et Relations avec les Unités (MPRU) ». La MPRU propose un appui aux laboratoires sur les actes règlementaires, un suivi de l'évolution des unités ainsi que l'animation de projets transversaux dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue.

Informations complémentaires

{ Nos petits + }
• Un environnement de travail stimulant dans le contexte de la recherche
• D'excellentes conditions de travail (confort des bureaux, horaires flexibles)
• Un restaurant d'entreprise qui permet de déjeuner à un prix intéressant .
• Le remboursement partiel des titres de transport est possible sous certaines conditions (plafond réglementaire). + forfait mobilité durable
• Un site accessible en transports en commun + parking privé
• Télétravail possible sous conditions
• 44 jours de congés / RTT par an
• Participation financière aux frais de mutuelle
• Accès au Comité d'Action Economique et Sociale du CNRS à partir de 6 mois d'ancienneté