Missions

Au sein du pôle "Affaires générales", vous coordonnez et réalisez des actes administratifs et de gestion courante de type secrétariat de direction, organisation matérielle, gestion des agendas au bénéfice du bon fonctionnement général de la délégation régionale Paris Centre. Vous assurez vos fonctions en binôme avec une autre assistante de direction, auprès de la direction (le délégué régional et la déléguée régionale adjointe).

Activités

En matière d’assistanat :
- Assurer la coordination et la réalisation des activités du secrétariat : accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), gestion des agendas avec contrôle des échéances, gestion du courrier
- Organiser des réunions et manifestations et gérer les aspects administratifs et logistiques
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions
- Assurer la bonne circulation de l'information entre les services de la délégation, les directions fonctionnelles de l’établissement et les partenaires institutionnels et extérieurs
- Participer à l'alimentation des bases de données internes et tableaux de bords
- Tenir à jour les listes de diffusion
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement de la structure

En matière de suivi des unités en soutien à déléguée régionale adjointe :

- Préparer le cadre réglementaire des unités et les conventions relatives à leur fonctionnement
- Suivre et mettre à jour l’annuaire des unités sur notre outil interne
- Collecter et mettre à jour mensuellement les indicateurs demandés par la mission transverse d'appui au pilotage (MTAP)
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la délégation
- S’informer sur l’évolution de la réglementation

En matière d’organisation des dialogues objectifs ressources (DOR) :
- Être le relai des Instituts vis-à-vis des cotutelles pour la programmation des réunions
- Constituer, à partir du modèle, la fiche de l’unité concernée et la documenter
- Etre le référent de l’application de demandes de ressources (DIALOG) auprès des unités

Compétences

Diplômé d’un BAC+2, vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de gestion administrative et avez une bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche. Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack office et outils de messagerie). Vous savez rendre compte et relayer une information

Organisé, vous êtes reconnu pour votre réactivité et votre sens des priorités. Vous avez une appétence pour le travail en équipe et en transversalité

Contexte de travail

La délégation Paris-Centre est une des 17 délégations régionales du CNRS. Elle gère 162 laboratoires de recherche et 3400 agents du CNRS. Les laboratoires sont principalement implantés dans le 5ème arrondissement de Paris et relèvent des 10 Instituts scientifiques du CNRS. La délégation Paris-Centre compte un effectif d'environ 110 personnes.

Vous rejoindrez le pôle des Affaires Générales, composé de 5 personnes : la responsable, deux assistants (H/F) de direction, un assistant en gestion administrative et financière et un apprenti. Le service est organisé pour assurer la continuité des activités en assurant notamment une plage horaire entre 9 et 18 heures.

Lieu : Paris 5e
Congés et RTT : 44 jours
Transport : prise en charge à hauteur de 75%