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Secrétaire en gestion administrative H/F


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Informations générales

Référence : MOY1700-CATTAN-041
Lieu de travail : RENNES
Date de publication : mardi 10 septembre 2019
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 4 mois
Date d'embauche prévue : 7 octobre 2019
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 1613 à 1841 euros brut mensuel selon expérience
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

Le/la secrétaire en gestion administrative, sous la responsabilité fonctionnelle de l'Assistante de Direction en poste, travaille en lien étroit avec elle pour assurer le bon fonctionnement du Secrétariat de la Délégation régionale. Le/la secrétaire en gestion administrative réalise de manière polyvalente des activités de gestion administrative en lien avec l'activité de l'équipe de direction dans un environnement multi-tutelles et multi-sites. Il/Elle interagit avec des interlocuteurs variés tant en interne qu'en externe.

Activités

- Gestion d'un agenda complexe
- Gestion des déplacements (réservation transports et hébergements sur la plate-forme dédiée)
- Réalisation des états de frais
- Sous la responsabilité de l'assistante de direction, assurer un soutien logistique dans l'organisation, la préparation et le suivi de réunions et manifestations internes et externes
- Constituer des fonds de dossiers pour les réunions internes et externes
- Rédiger des comptes rendus de réunion
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Rédiger des mails et courriers en les adaptant au contexte et au niveau de l'interlocuteur (directions fonctionnelles, direction des unités de recherche, partenaires institutionnels)
- Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi des dossiers
- Alimenter des bases de données
- Tenir à jour des listes de diffusion et des fichiers de contacts
- Appliquer les procédures
- Assurer le suivi du classement et de l'archivage

Compétences

- Savoir gérer les priorités, discerner les urgences
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité – avoir le sens de l'organisation – Savoir anticiper
- Savoir partager et communiquer avec un binôme – Savoir rendre compte
- Avoir le sens du travail collectif et d'adaptation aux procédures internes
- Avoir des qualités relationnelles
- Avoir le sens de la confidentialité
- Avoir une maitrise avancée des outils bureautiques en particulier Outlook et Excel,
pack office
- Bonne expression écrite et orale. Bonne orthographe.
- Etre organisé et réactif – Respecter les échéances

Contexte de travail

Le/la secrétaire en gestion administrative exerce ses activités au sein de la délégation régionale Bretagne et Pays de la Loire du CNRS qui comprend 67 agents répartis dans 5 services.

La déléguée régionale assure des missions de gestion et d'appui aux 70 unités de recherche ainsi que des missions de représentation de l'établissement public CNRS sur le territoire (composé de 2 régions et 3 grandes métropoles) ; elle contribue à l'animation et à la coordination de la communauté scientifique. Elle met en œuvre tous les actes administratifs accompagnant la vie des laboratoires (gestion des personnels, gestion budgétaire et financière, contrats de collaborations ou de prestation, etc.).

Le/La secrétaire en gestion administrative est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle de l'assistante de direction, hiérarchique de la déléguée régionale.
Afin d'assurer la continuité de service au sein du secrétariat de direction, le/la secrétaire en gestion administrative est amené(e) à mettre en commun un fonctionnement (organisation du secrétariat, classement, passation de consignes, traitement des méls). Occasionnellement il/elle remplacera l'assistante de direction.

Informations complémentaires

Remboursement à 50% carte de transport sur abonnement annuel, restauration collective, activités comité d'établissement

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