Missions

Exerçant sous l'autorité hiérarchique de la directrice de cabinet, la ou le chef de cabinet est responsable de la gestion de tous les aspects administratifs de la présidence : courrier, agenda, administration, finances, personnels

Activités

Gestion administrative :
■ Traiter le courrier électronique du Président et du cabinet et reporter à la directrice de cabinet les sujets spécifiquement à instruire
■ Superviser et articuler l'agenda du Président en fonction des priorités internes et externes
■ Vérifier les documents soumis à la consultation ou à la signature du Président (parapheurs, courrier postal)
■ Organiser les flux d'informations et des dossiers entrants et sortants, préparer et suivre les réponses pour le président et assurer les suites à donner
■ Préparer les dialogues de gestion des entités ( budget et RH) dépendant de la présidence : assurer la mise en œuvre, le suivi du budget et l'analyse des dépenses

Coordination opérationnelle :
■ Superviser la prise en charge des actions et rendez-vous impliquant le président et la directrice de cabinet
■ Coordonner la représentation du président par les directeurs et directrices lors de manifestations officielles ou de RDV
■ Instruire et coordonner la préparation des notes et dossiers pour le PDG en relation avec les instituts, directions fonctionnelles et les délégués régionaux
■ Superviser l'organisation des manifestations auxquelles participe le Président : relations avec les partenaires internes et externes pour élaborer des programmes, vérifier des notes de synthèse, des discours, et commander du matériels ...
■ Mettre à disposition et diffuser des documents et messages institutionnels pour la présidence
■ Définir et assurer la mise en œuvre des règles d'archivage à la fois de consultation courante, semi-vivantes et historiques
■ Assurer la gestion du dossier des Distinctions honorifiques en relation avec le MESR

Management :
■ Organiser et coordonner le fonctionnement du secrétariat
■ Encadrer et évaluer le personnel du pôle secrétariat et chauffeur (4 personnes)

Compétences

Savoirs / connaissances :
■ Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Enseignement Supérieur et de la recherche
■ Bonne connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière applicable aux EPST
■ Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision du CNRS
■ Anglais : niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues

Savoir-faire
■ Maîtriser la rédaction de notes et de compte rendus
■ Maîtriser la bureautique, les logiciels et les systèmes d'information
■ Appliquer les textes réglementaires
■ Savoir anticiper, hiérarchiser, prioriser, planifier les activités dans le respect des échéances
■ Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs
■ Concevoir et mettre à jour les procédures d'organisation
■ Concevoir et suivre des tableaux de bord

Savoirs-être :
■ Savoir faire preuve de rigueur, d'initiatives et de réactivité
■ Etre doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle
■ Faire preuve de polyvalence et de disponibilité
■ Posséder des aptitudes pour le travail en équipe
■ Savoir résister au stress
■ Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
■ Etre autonome dans la gestion des dossiers tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie

Compétences managériales :
■ Savoir former et déléguer
■ Faire preuve de capacité de dialogue, d'écoute et de pédagogie
■ Maîtriser les techniques d'encadrement et savoir animer un collectif de travail
■ Savoir motiver, évaluer et accompagner les agents dans leurs missions

Contexte de travail

Le président-directeur général du CNRS définit la politique générale de l'établissement dans le cadre des orientations arrêtées par le conseil d'administration et assure la direction scientifique, administrative et financière du centre. Il conduit les relations de l'organisme avec les établissements d'enseignement supérieur et de recherche et avec les partenaires socio-économiques. Pour cela, il s'appuie sur trois directions générales déléguées, une à la science (DGD-S), une aux ressources (DGD-R) et une autre à l'Innovation (DGD-I), elles-mêmes sous-divisées en différentes directions, un cabinet ainsi que sur des conseillers/chargés de mission. Le Président, le DGD-S, le DGD-R, DGD-I et la Directrice de cabinet composent le Directoire.

Votre environnement de travail :
Le poste est localisé au siège du CNRS : 3 Michel-Ange - 750016 Paris
Télétravail : pratique et indemnisation du TT
Congés et RTT annuels : 44 jours
Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu’à 300 euros
Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l’accueil périscolaire, allocation aux parents d’enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes…)
Formation dès votre prise de poste et tout au long de votre parcours
Intégration : accompagnement à la prise de poste
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie,