Missions

L’assistant(e) de direction assure le secrétariat et l'assistance logistique des directeurs adjoints scientifiques (DAS) et réalise tous les actes administratifs nécessaires à l'exercice de leurs missions dans le respect des techniques, règles et procédures du CNRS.

Activités

- Gérer l’agenda des directeurs adjoints scientifiques ;
- Veiller à la bonne exécution des missions ;
- Gérer les boîtes électroniques ;
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions ;
- Planifier et organiser les réunions;
- Prendre en charge des dossiers ponctuels en fonction de l'actualité et des besoins ;
- Rédiger des courriers, notes et les enregistrer dans l'outil dédié ;
- Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique ;
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs ;
- Participer, en tant que de besoin, à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs).

Compétences

Afin de remplir ses missions, l'assistant(e) de direction doit :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS, de ses partenaires et de la recherche publique ;
- Savoir gérer un flux important d'informations ;
- Respecter strictement la confidentialité des informations et des données ;
- Avoir une très bonne connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de courriers et de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda, etc.) ;
- Avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse ;
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences ;
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Être autonome dans la gestion et le suivi des dossiers et savoir rendre-compte ;
- Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse ;
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
- Maîtrise du logiciel de messagerie Outlook ;
- Anglais : niveau A2 selon le CECRL (expression écrite et orale en anglais débutant avancé).

Contexte de travail

Le CNRS, Centre national de la recherche scientifique, est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du Ministère de la Recherche et de l'innovation. Au sein du CNRS, CNRS Biologie pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Les recherches menées dans l'Institut visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. CNRS Biologie est, en taille, le plus important institut du CNRS, représentant à lui seul un quart du volume financier et des personnels du CNRS avec 210 unités de recherche et d'appui à la recherche, plus de 19 000 personnels travaillant au sein de ses unités. CNRS Biologie est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange Paris 16ème). L'équipe de direction de l'institut compte environ 60 collaborateurs (30 IT et 30 scientifiques).

Informations complémentaires :
• Télétravail : pratique et indemnisation du TT
• Congés et RTT annuels : 44 jours
• Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 euros
• Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l'accueil périscolaire, allocation aux parents d'enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes…)
• Formation dès votre prise de poste et tout au long de votre parcours
• Intégration : accompagnement à la prise de poste
• Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie, …