Missions

Auprès de la directrice du laboratoire STMS (Sciences et Technologies de la Musique et du Son) et de son adjoint, vous mettez en œuvre un plan d'actions dans votre domaine d'intervention, en cohérence avec les objectifs stratégiques du laboratoire et dans une démarche d'amélioration continue. Vous assurez le pilotage administratif (RH, communication interne, hygiène et sécurité, évènementiel) et financier du laboratoire, dans un environnement complexe pluridisciplinaire et multi-tutelles (CNRS, Sorbonne Université, Ircam, Ministère de la Culture), rassemblant des fonctionnaires, des contractuels de la fonction publique et des agents de droits privé.

Activités

I Aide à la décision et représentation de la direction
-Au sein de l'équipe de direction, participer à la réflexion des objectifs de l'unité, et en organiser la mise en œuvre opérationnelle
-Assister et conseiller,représenter la direction auprès de ses partenaires externes (écoles doctorales, centre Pompidou)
-Préparer et proposer un budget annuel consolidé du laboratoire, analyse des recettes et des dépenses en conseil de laboratoire
-Participer aux instances de gouvernance : conseil de l'unité, dialogue objectifs ressources avec les tutelles...
-Elaborer et proposer des outils de pilotage.

II Pilotage administratif et financier du STMS
-Avec la directrice de l'unité, le directeur adjoint, coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels pour la réalisation des objectifs (ex. hygiène et sécurité, formations des agents)
-Organiser le travail du service administratif : animer et travailler en mode projet avec l'équipe de gestion du laboratoire (3 personnels Ircam), assurer la continuité de service
-En lien avec l'équipe administrative de l'Ircam, contrôler le suivi et la répartition du budget et engager les dépenses dans les différents logiciels dédiés, dans le respect des règles de gestion
-Réaliser des rapports et évaluations (ex. Hceres) sur l'organisation du laboratoire, les moyens de la structure
-Mettre en place des procédures, piloter des projets d'évolution organisationnelle, coordonner la mise à jour du règlement intérieur du laboratoire
-Mettre en place les contrats pour les recrutements des agents CNRS et de Sorbonne Université
-Contrôler l'application des règles et procédures

III Coordination d'évènements et communication
-Participer à l'organisation d'évènements, la coordination logistique, accueil des visites
-Mettre en place des actions de communication internes
-Mise à jour du site web du laboratoire avec l'équipe administrative et le responsable informatique de l'Ircam.

Compétences

Savoirs :
-Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
-Connaissance du statut des établissements publics à caractère scientifique et technologique
-Connaissance générale de la règlementation juridique, administrative, financière et de ressources humaines, relative aux établissements publics
-Connaître les techniques générales de communication

Savoirs faire :
-Maitriser la chaine financière (dépenses, recettes, justifications) et les procédures générales liées à la dépense et à l¿achat public
-Maitriser les outils et logiciels spécifiques aux domaines (systèmes d'information budgétaire, financiers, RH, contrats)
-Savoir planifier, gérer des ressources (humaines et budgétaires) et respecter les échéances
-Savoir rédiger des bilans, procédures et élaborer les outils de pilotage et de suivi d'activités (indicateurs, tableaux de bord Excel, etc.)
-Maîtriser les outils informatiques courants (ex : Pack Office) et de gestion de projet
-Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Dont compétences managériales
-Savoir analyser, objectiver, synthétiser et conceptualiser
-Savoir donner du sens et fédérer un collectif
-Savoir accompagner et conduire le changement
-Savoir travailler en mode projet avec une équipe composée de personnels ayant des statuts différents
-Savoir animer des réunions et des groupes de travail
-Savoir prévenir et gérer les conflits ou les situations sensibles

Savoirs-être :
-Etre autonome et force de proposition
-Faire preuve de rigueur et d'organisation
-Avoir le sens de l'écoute et de l'empathie
-Avoir une capacité à s'adapter à différents milieux professionnels
-Avoir de la curiosité et faire preuve d'ouverture d'esprit
-Faire preuve d'assertivité, de discernement et de diplomatie

Des formations seront proposées dans l'ensemble des compétences, être disponible pour les suivre si nécessaire.

Contexte de travail

Le laboratoire STMS https://www.stms-lab.fr/ (Science et Technologie de la Musique et du Son, UMR 9912) mène des recherches pluridisciplinaires, pour aborder les questions scientifiques autour de la musique et du son avec des outils en informatique, traitement du signal, physique, philosophie, etc. STMS a comme tutelles le CNRS, l'Ircam, Sorbonne Université (SU) et le ministère de la Culture. Il accueille une cinquantaine de personnels permanents (CNRS, SU, Ircam) et une quarantaine de non-permanents (doctorants, post-docs, CDD). L'UMR est située au sein de l'Ircam, à côté du Centre Georges Pompidou. Les locaux sont en sous-sol, avec une grande verrière apportant de la lumière naturelle.
La ou le responsable administratif / administrative (RA) évoluera dans un cadre privilégié. L'Ircam, tutelle hébergeante, est un organisme d'envergure internationale articulant la création musicale avec la recherche scientifique. L'Ircam anime une saison artistique en relation avec les activités sur la musique et le son de l'UMR STMS, créant ainsi une situation unique d'émulation arts-sciences ressentie et appréciée de tous les personnels. Par ailleurs, l'Ircam assure, pour le laboratoire, la gestion du bâtiment, le service informatique, et la valorisation des recherches, via le service IMR (Innovation et Moyens de la Recherche), avec lequel l'UMR est en dialogue permanent.
La ou le RA sera placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l'unité. Dans un premier temps il/elle n'effectuera pas d'encadrement hiérarchique. Ce positionnement pourra être amené à évoluer selon les recrutements et évolutions des projets de l'unité.
Rejoindre STMS, c'est rejoindre une équipe engagée, dans un environnement artistique dynamique, et participer à construire sur le long terme des relations fructueuses entre la création musicale et les sciences.