Missions

L'administratrice-teur est chargé(e) de piloter, d'organiser et de manager la totalité des activités du laboratoire sur le plan administratif et de mettre en œuvre les orientations stratégiques assignées à la structure. Elle/il fait partie du comité de direction du laboratoire, auprès du directeur, du directeur adjoint et de la responsable du pôle réseau et systèmes.

Activités

- Participer à la conception de la politique et des objectifs de la structure, et mettre en œuvre un plan d'action avec les missions, les objectifs et les moyens humains qui lui sont assignés en lien avec l'équipe dirigeante,
- Proposer une stratégie financière à long terme en fonction des sources de financement du laboratoire,
- Etablir et proposer le budget, contrôler et analyser sa répartition et son exécution. Définir et piloter la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre,
- Manager la structure, coordonner et superviser le fonctionnement continu des services : encadrer le service administration / logistique composé de 7 agents, coordonner la gestion individuelle et collective des agents de l'unité (recrutement, campagnes annuelles d'évaluation, mobilité), contrôler l'application des règles et procédures administratives (finance, ressources humaines, patrimoine...),
- Assister et conseiller la direction et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes ou externes et des tutelles,
- Assurer une veille stratégique sur les sources potentielles de financement, sur les évolutions réglementaires,
- Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure, en liaison avec les partenaires (DARI et cellules-contrats CNRS, FMJH), et veiller à la valorisation des activités,
- Suivre les audits réalisés dans la structure et assurer la mise en œuvre des recommandations. Participer à la démarche qualité, et assurer sa mise en œuvre dans l'organisation des activités,
- Participer à la politique de communication interne et externe.

Compétences

Connaissances :
- Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative, financière, comptable et fiscale relative aux établissements publics d'enseignement et de recherche,
- Connaissance approfondie du droit public et droit du contrat,
- Connaissance du cadre légal et de la déontologie,
- Niveau en langue anglaise (niveau européen B1).

Savoir-faire :
- Appliquer et faire appliquer les règles et procédures juridiques, administratives et financières,
- Maitrise de l'ensemble de la chaîne financière (dépenses, recettes, justifications) et les procédures de chacune des tutelles du laboratoire,
- Compétences en gestion de projet et négociation,
- Compétences managériales : encadrement/animation d'équipe, conduite d'entretiens, anticipation/gestion des conflits ou situations sensibles,
- Maîtrise des outils et logiciels spécifiques aux domaines (systèmes d'information budgétaire, financiers, RH, contrats...),
- Capacités rédactionnelles : notes, comptes rendus, procédures,
- Elaborer des outils de pilotage et de suivi (indicateurs, tableaux de bord),
- Réactivité et capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

Savoirs-être :
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode,
- Excellentes aptitudes relationnelles,
- Discrétion, sens de la confidentialité,
- Autonomie et disponibilité.

Contexte de travail

Le LMO, Laboratoire de Mathématiques d'Orsay, est une unité mixte de recherche CNRS/Université Paris-Saclay, implantée sur le campus d'Orsay, avec un effectif de 320 personnes (enseignants-chercheurs, chercheurs, administratifs, doctorants, post-docs et invités) regroupé autour de 5 thématiques, leader sur le plan mondial.
L'administratrice-teur travaille au quotidien avec la direction du laboratoire dont elle dépend hiérarchiquement. Ses fonctions et responsabilités s'étendent au Département de Mathématiques d'Orsay dans son ensemble (département d'enseignement et laboratoire) qui est composé du LMO, de la Bibliothèque Jacques Hadamard, unité d'appui à la recherche (UAR) CNRS/ Université Paris-Saclay et le Département d'Enseignement de la Faculté des Sciences d'Orsay. Il compte 320 membres.Elle/il a sous sa responsabilité une équipe de 7 personnes (pôle gestion, et pôle logistique). Pour toute l'activité administrative, elle/il est l'interface entre le Département et les différentes tutelles.