Missions

Sous la responsabilité de l'administratrice, le,la gestionnaire participera à la gestion administrative et financière de l'Unité au sein du pôle « administration». L'agent devra interagir avec l'ensemble du personnel du laboratoire et les services financiers des tutelles. Sa mission sera partagée entre l'activité finances et l'activité affaires générales du pôle. L'agent sera l'interlocuteur privilégié d'un portefeuille d'équipes de recherche, de services ou/et de plateformes pour l'activité finances.

Activités

Finances :
- Gérer les processus des commandes et des missions d'un portefeuille d'équipe et/ou services et assurer toutes les étapes de la chaine de dépenses :
- Procéder aux opérations d'engagement, mandatement et liquidation dans le respect des règles régissant les achats au CNRS
- Traiter les services faits et les workflows
- Chargé de voyage : prendre en charge les missions, validation des billets et hôtels, demandes d'ordres de mission, inscription aux congrès, réservation jurys de thèse visiteurs
- Procéder à l'archivage des dossiers (commandes, missions...)
Affaires générales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
- Participer au soutien logistique des commandes : réception colis, enregistrement des bons de livraisons

- Suivre et appliquer l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
- Mettre en œuvre des procédures de gestion selon les directives de l'administration liées à l'organisation de l'unité
- Alimenter les bases de données (inventaire) et les tableaux de bord
- Jouer un rôle d'interface avec les équipes de recherche, services financiers de la DR4 et les structures externes (fournisseurs)

- Assurer la continuité de service des activités finances /affaires générales en l'absence des autres agents

Compétences

Savoirs / connaissances :
Savoir : Appliquer des règles financières ; maitriser des outils informatiques (bureautique, internet) connaitre les outils de gestion des tutelles (Formation assurée par le laboratoire)

Savoir-faire :
Savoir gérer et organiser ces activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir s'exprimer en anglais (bases)

Savoirs-être :
Etre à l'écoute, réactive, agile, autonome,
Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie,
Savoir travailler en équipe, favoriser la cohésion d'équipe, respecter les règles de confidentialité

Contexte de travail

Situé dans la vallée de Chevreuse, le campus de l'Université Paris-Saclay offre un environnement de recherche exceptionnel, regroupant des instituts de renommée internationale.
L'ISMO affilié à l'Institut de Physique, compte 170 membres et dispose d'une quarantaine de salles d'expériences dont les ateliers du pôle technique. L'ISMO est une Unité Mixte de Recherche CNRS-Université Paris-Saclay. Ses domaines de recherche sont la physique moléculaire et ses applications, les nanosciences et la physique pour la biologie, avec des interfaces avec l'astrophysique, la santé, l'énergie et l'électronique moléculaire, entre autres. Les recherches de l'ISMO reposent principalement sur deux approches : la photophysique et les techniques d'imagerie optique et à sonde locale, complétées par une importante activité théorique soutenue par des moyens de calcul avancés. Ce laboratoire pluridisciplinaire, alliant physique, biologie et chimie, offre un cadre stimulant pour s'investir dans des projets diversifiés et enrichissants avec un parc expérimental unique.
Le pôle administration de l'ISMO, dirigé par l'administratrice, regroupe les activités finances, ressources humaines et affaires générales et est composé de 8 agents. Le pôle assure un rôle de conseil et d'expertise et a pour mission d¿apporter tout le soutien nécessaire permettant aux équipes scientifiques et techniques de réaliser leurs missions, leurs projets dans les meilleures conditions tout en respectant les directives et règles administratives et financières.
La dynamique du laboratoire se traduit par une grande diversité de financement et un montant de ressources globales de 10M d'euros. Les ressources proviennent très majoritairement de contrats de recherche (50 contrats ANR, europe, régions...). Les dépenses annuelles s'élèvent en moyenne à plus de 3M d'euros. La gestion administrative et financière du laboratoire est en totalité assurée par le CNRS.