Missions

Structurer, mettre en place et assurer la coordination et le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, gestion de projets, logistique, communication, formation, développement durable ...) du nouveau laboratoire pluridisciplinaire NABI (Nanomédecine, Biologie extracellulaire, Intégratome et Innovations en Santé) créé au 1er janvier 2025 dans un environnement multi-tutelles (CNRS, Université Paris Cité, INSERM).

Activités

- Mettre en œuvre un plan d'action pour coordonner,piloter la gestion administrative, logistique et financière de la nouvelle unité NABI en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels de l'unité
- Assister et conseiller sa hiérarchie, la représenter auprès des partenaires sur les questions administratives, logistiques et financières
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi, l'analyse, le reporting des dépenses
- Organiser et assurer les procédures financières de l'unité. Piloter les procédures d'achat et les inventaires.
- Assurer la mise en place et le suivi des contrats et contribuer au développement des partenariats
- Gérer les offres de recrutements et contrats des personnels, les conventions de stages, assurer l'accueil des nouveaux arrivants
- Appliquer et contrôler l'application des règles et procédures administratives.
- Assurer et contribuer à la mise en place d'une démarche qualité
- Encadrer/Animer/Seconder une équipe de gestion (1 agent) et une équipe logistique (1 agent)
- Coordonner la protection du potentiel scientifique et techniques
- Assurer la diffusion des informations générales en lien avec les tutelles
- Réaliser des actions de structuration et de communications en interne et en externe (annonces, procédures, séminaires, rencontres, site internet/intranet, livret d'accueil, règlement intérieur...)
- Coordonner la politique de formation du laboratoire
- Mettre en place,assurer le suivi d'une politique de développement durable (bilan carbone, achats, missions, vie du laboratoire...)
- Coordonner,suivre les dispositifs clés dans le fonctionnement, les productions et les moyens humains et financiers de l'unité (tableaux de bord, fiche de postes, organigramme, demande de moyens, dialogue de gestion, dossiers annuels, audits, HCERES, évaluation, rapports et enquêtes diverses...)
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité

Compétences

Savoirs :

- Connaissance générale de la règlementation juridique, administrative et financière de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance approfondie des règles de la gestion des finances et de la comptabilité publique
- Connaissance des dispositifs de financement régionaux, nationaux, européens et internationaux, académiques, industriels (privés) ou fondations
- Connaissance des politiques et pratiques en gestion des ressources humaines
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et circuit de décision de la structure et des tutelles (Université, CNRS, INSERM)
- Connaissance des techniques de management
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)


Savoirs faire :

- Appliquer, expliquer et faire appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion,
- Rédiger des rapports, documents, notes administratives et synthèses,
- Mener et animer des réunions et entretiens,
- Communiquer et rendre compte,
- Piloter des projets transverses
- Proposer et suivre des indicateurs pour l'aide au pilotage
- Exploiter les systèmes d'information, les outils bureautiques et collaboratifs, les logiciels de gestion administrative et financière
- Créer les conditions favorables à un entretien et conduire des entretiens
- Encadrer / Animer une équipe
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ou difficultés
- Accompagner le changement.

Savoirs-être :

- Sens de l'organisation et rigueur,
- Aptitude et goût pour le travail d'équipe
- Capacité d'adaptation, goût pour la nouveauté, l'évolution, les défis
- Disponibilité, sens de l'initiative, réactivité
- Autonomie et force de propositions
- Qualités rédactionnelles,
- Fiabilité et loyauté,
- Sens de l'écoute et de la négociation,
- Aisance relationnelle,
- Discrétion et respect de la confidentialité.

Contexte de travail

La nouvelle unité pluridisciplinaire NABI (Nanomédecine, Biologie Extracellulaire, Intégratome et Innovations en Santé), située sur le Campus Saint Germain de l'Université Paris Cité (45 rue des Saints Pères, 75006 Paris) a été créée le 1er janvier 2025. NABI regroupe 75 collaborateurs physiciens, biologistes, pharmaciens, ingénieurs, médecins et techniciens dont environ 30 permanents, sous les tutelles CNRS, INSERM et Université Paris Cité. Notre ambition est de développer de nouvelles (nano)biothérapies pour des pathologies difficiles à traiter, en allant de la recherche fondamentale jusqu¿au lit du patient, et en favorisant, par l'innovation, le transfert industriel et clinique. NABI anime un hub technologique largement ouvert aux académiques et industriels, l'intégrateur national Bioproduction/biothérapies IVETh, qui regroupe un parc d'équipements unique en Europe dédié à la caractérisation, la bioproduction et l'ingénierie de vésicules extracellulaires pour le diagnostic et les thérapies personnalisées.
Le responsable administratif (H/F) sera placé sous la responsabilité de la directrice d'unité et l'assistera dans la structuration administrative initiale de la nouvelle unité et dans son pilotage opérationnel. L'unité se caractérise par un grand nombre de contrats, publics et privés (internationaux, PEPR, contrats de collaborations, prestations...), une forte appétence pour l'innovation (brevets, partenariats public-privé, création de start up), un environnement pluridisciplinaire, une attractivité importante, une équipe dynamique, jeune et internationale. NABI étant un nouveau laboratoire, dépendant de trois tutelles et en constante évolution, le poste présente des défis importants d'organisation et de structuration, qui requièrent motivation, dynamisme et prise de risque. En contrepartie, rejoindre NABI, c'est participer à une aventure collective et stimulante, de recherche et d'innovation, dans l'objectif ultime d'améliorer le bien-être des patients.