Missions

Le.la responsable administratif.ve et financier.e prend en charge la gestion des crédits CNRS et pilote l'ensemble des activités de gestion administrative, financière et des ressources humaines au sein d'un environnement multi-tutelle et multi-systèmes financiers (CNRS, IRD, Universités Paris 1 et Paris Cité). Il.elle est l'interlocuteur.trice principal.e avec les services financiers, comptables et des ressources humaines des différentes tutelles du laboratoire, assurant ainsi la coordination efficace entre les différentes parties prenantes.

Activités

1) Encadrer, coordonner et former l'équipe du service de gestion administrative et financière.
2) Mise en œuvre de l'ensemble des dépenses sur crédits alloués via les outils CNRS (SE, ressources propres).
- Gérer les missions et commandes pour la tutelle CNRS
- Suivre les dossiers sécurité défense
- Assurer le suivi des prestations en lien avec les fournisseurs du laboratoire
3) Coordonner les activités administratives, financières et ressources humaines dans un environnement multi-tutelles et multi-sites (CNRS, IRD, UNIV P1, UPC) :
- Participer à la préparation des objectifs administratifs et financiers de l'unité et mise en œuvre opérationnelle
- Informer les agents sur les RH (congés, télétravail, autorisation d'absence)
- Collaborer avec les différentes tutelles et services des établissements (Universités, AgroParisTech, CNRS, IRD, UAR Condorcet) pour instruire les cas complexes, notamment dans les contextes de partenariats internationaux
4) Contribuer à l¿élaboration du budget et contrôler la gestion des contrats de recherche
- Saisir les demandes de moyens annuels (DAM/IRD, Dialog/CNRS)
- Mettre en œuvre la politique d'achat et accompagner l'unité dans les procédures d'appel d'offres
- Contrôler les actes de gestion (régularité des pièces justificatives)
- Etablir la justification des contrats de recherche
5) Assurer le suivi des projets (missions, colloques, conventions, partenariats)
- Soutien administratif dans le montage de projets
- Mise en œuvre et suivi des projets et des activités
6) Recruter et suivre les stagiaires, doctorants, post-doctorants et CDD.
7) Mener les entretiens annuels des agents administratifs.

Compétences

Savoirs :

- Gestion administrative et financière
- Concevoir des tableaux de bord
- Méthodologie de conduite de projet
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire:

- Maîtriser les logiciels de gestion financière et administrative du CNRS (Geslab, WebContrat, Sigfic, Canopé)
- Elaborer et rédiger des notes d'information
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure

Savoir être :

- Très bon relationnel et travail en équipe
- Rigueur et méthodologie
- Savoir respecter les délais et gérer les priorités
- Autonomie tout en sachant alerter et rendre compte à la hiérarchie
- Savoir manager et animer une équipe
- Savoir animer des réunions
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Contexte de travail

L'UMR PRODIG est une unité de recherche spécialisée en Sciences humaines et sociales, qui rassemble environ 130 membres, dont 62 permanents. L'unité est fortement impliquée dans plusieurs formations de niveau master, ce qui conduit le laboratoire à encadrer près de 60 doctorant·es.
L'UMR PRODIG compte 5 tutelles. Le site principal se situe sur le Campus Condorcet, au 5 cours des Humanités, 93322 Aubervilliers. Des bureaux sont également situés à l'Université Paris Cité (bâtiment Olympe de Gouges) et à AgroParisTech sur le Campus de Palaiseau.
Le projet quinquennal en cours a débuté en janvier 2025. Il est dirigé par Christine Raimond (directrice de recherche au CNRS), avec Pierre Gautreau (enseignant-chercheur à l'Université Paris 1) comme directeur adjoint. Le thème fédérateur de ce programme est : « Changements globaux, dynamiques des territoires et inégalités ».
L'équipe administrative était composée jusqu'en 2024 d'une responsable administrative, d'une responsable administrative adjointe et d'un gestionnaire (2 en fonctionnement normal).
Le poste est basé sur le Campus Condorcet à Aubervilliers (93300), très bien desservi par le métro (ligne 12), le RER B et plusieurs lignes de bus. La restauration est possible à proximité.
Le travail est organisé selon un cycle hebdomadaire de 5 jours pour une durée hebdomadaire de 38h30. Télétravail possible à discuter avec le DU.
La/le responsable administratif.ve sera amené.e à se déplacer ponctuellement à la délégation régionale du CNRS (Meudon), exceptionnellement sur les autres sites de l'UMR (Université de Paris Cité (Olympe de Gouges, 75013 Paris) et AgroParisTech (91120) et tutelles Université Paris 1 (75005).
Principaux interlocuteurs : Membres de l'UMR, étudiant·es rattaché·es à l'unité, personnels des services administratifs et financiers des tutelles, représentant·es des tutelles, ainsi que personnels du Campus Condorcet.
Rattachement hiérarchique direct : Directrice du laboratoire, Christine Raimond