Missions

Sous la responsabilité directe de la directrice d'unité, l'administrateur/trice fait partie de l'équipe de direction il/elle anime et encadre le service gestion de l'unité (4 agents).
Il/elle assure le pilotage administratif de l'unité, et en particulier l'aspect financier. Il/elle organise les missions relatives à la réalisation, la mise en œuvre et au suivi des opérations financières et comptables.

Activités

- Animer et encadrer une équipe de 4 gestionnaires (1 gestionnaire RH, 3 gestionnaires financier),
- Proposer et piloter des projets d'évolution interne administratifs et/ou organisationnels de l'unité. Coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs,

- Établir et proposer le budget, contrôler sa répartition et son exécution pour les différentes tutelles de rattachement de l'unité, toutes origines de crédits confondues,

- Faire le suivi et l'analyse des dépenses (400K € env. de crédits université) - Etablir et réaliser le suivi d'une comptabilité analytique du budget global de l'unité,
- Apporter un conseil et accompagner les équipes de recherche dans le montage, le suivi et la justification des différents projets de recherche (4 ERC 4 millions € env.,50 contrats env.,...),
- Mise en œuvre et suivi des achats de gros équipements pour l'unité (cartes achat),
- Etablir le bilan quinquennal et répondre aux enquêtes des tutelles.

- Superviser les dossiers de recrutement de l'ensemble des personnels de l'unité,
- Informer et conseiller les agents sur leur situation administrative, leur carrière, les évolutions réglementaires,
- Organiser la communication relative aux procédures de gestion des ressources humaines (recrutements, mobilité, avancements, formation...),
- Coordonner la réalisation du Plan de Formation de l'Unité.

- Représenter la Direction auprès des tutelles,
- Veiller au respect des règles administratives, RH et financières des tutelles (CNRS et Université),
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe,
- Rédiger et diffuser des notes d'information,
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure,
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité,
- Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

Compétences

Connaissances théoriques et pratiques :
- Des règles comptables et budgétaires des finances publiques,
- De l'organisation de la fonction Publique,
- Des techniques de management, de la gestion des groupes et des conflits,
- Des contrats de recherches,
- Des techniques d'achat,
- Outils Sifac (maîtrise) et Geslab (bonne connaissance).

Savoir-faire :
- Concevoir des tableaux de bord,
- Savoir rédiger des rapports ou des notes de service,
- Conduire des entretiens,
- Animer et encadrer une équipe,
- Mettre en relation les services internes et externes.

Savoir-être :
- Avoir le sens de l'organisation et du management de service,
- Savoir déléguer,
- Etre à l'écoute des besoins des agents (formation, problème relationnel),
- Faire participer les membres de l'équipe,
- Disponibilité,
- Réactivité (proposer des solutions adéquates),
- Rigueur et fiabilité.

Contexte de travail

Le Laboratoire Ecologie, Systématique et Evolution est une unité mixte de recherche implantée à l'Université Paris-Saclay sur le plateau du Moulon au deuxième étage d'un bâtiment neuf (intitulé IDEEV, Institut Diversité, Ecologie et Evolution du Vivant). L'unité, sous tutelle du CNRS, de l'Université Paris Saclay et d'AgroParisTech, est composée de 7 équipes de recherche dynamiques, d'une équipe de direction (1 DU et 2 DU Adjoints), d'un service de gestion et d'un informaticien. L'UMR comprend 146 personnels dont 78 permanents pour un budget annuel de 6 million €. La thématique de recherche de l'unité est axée sur l'écologie, la biodiversité, le réchauffement climatique ainsi que l'évolution des écosystèmes avec un volet sciences sociales. L'unité est rattachée à l'Institut CNRS Ecologie Environnement et fait également partie de la Fédération de recherche Ecologie et Evolution. Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice d'unité, le/la responsable adminsitratif.ve et financier encadrera 4 titulaires (2 Tech CDD ; 1 ATRF Université ; 1 Tech Université et 1 ATRF permanents à mi-temps chacune sur ces fonctions). Il/elle sera aussi l'interlocuteur.trice et jouera un rôle important d'interface entre les différents services des trois tutelles de l'UMR.