Secrétaire Général(e) de l'Institut Jacques Monod H/F

Job Description

Missions

Membre de l'équipe de direction de l'unité, le(a) secrétaire général(e) est chargé(e) auprès de la directrice d'unité et de son adjoint, d'impulser et de coordonner l'activité des services administratifs et techniques de l'Institut Jacques Monod. Elle ou il définit et met en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'unité.

Activity

Pilotage administratif et budgétaire:

- Coordonner et animer l'activité des services support : gestion & finance, ressources humaines, communication, informatique & réseaux, magasin, service technique, maintenance & préparation du matériel biologique (23 collaborateurs dont 6 responsables)
- Conseiller et assister la Direction dans les prises de décisions administratives
- Préparer les campagnes d'allocation des ressources humaines et financières organisées par les tutelles
- Représenter le directeur auprès des tutelles et des partenaires internes et externes pour les interventions relevant du domaine administratif
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluation sur l'organisation, la production et les moyens
- Établir et proposer à la direction le budget annuel de l'unité (dont magasin) ; Organiser et coordonner le suivi de son exécution et analyser les dépenses

Ressources Humaines:

- En lien avec les responsables d'équipes et de services et les référents des tutelles, suivre les dossiers de carrière des agents ITA et BIATSS
- Accompagner les responsables d'équipe et de services dans le management et la résolution de situations RH complexes

Partenariat et Valorisation ; Communication:

- Définir avec le comité de direction la stratégie d'animation et de communication scientifique de l'unité. Soutenir l'ingénieur communication et l'assistante de direction.
- En lien avec les services des tutelles et les responsables d'équipes, contribuer au développement des partenariats avec des partenaires publics ou privés ; conseiller les équipes pour le montage des contrats et les conventions

Services supports techniques:

- Piloter avec les responsables des services technique et informatique & réseaux les projets d'évolution organisationnelle et fonctionnelles du bâtiment en lien avec Université Paris Cité
- Contribuer à la réflexion sur les missions des services et leur valeur ajoutée

Your Profil

Skills

Savoirs :

- Maîtriser l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche en France
- Connaître la réglementation juridique, administrative et financière des établissements d'enseignement supérieur et de recherche dont les EPST
- Maîtriser la réglementation des finances publiques, les procédures et techniques d'analyse financière
- Méthodologie de conduite de projet

Savoirs faire :

- Savoir piloter des services avec des personnes de statut et de rattachement
hiérarchique différents
- Reconnaitre, mobiliser et fédérer le collectif de l'entité
- Savoir conduire des réunions et des entretiens
- Savoir gérer des conflits ou situations sensibles
- Savoir interpréter, expliquer et faire appliquer les textes
- Savoir rédiger des courriers, notes d'information et documents de synthèse
- Anglais niveau B1
- Savoir utiliser et/ou comprendre le fonctionnement des différents outils logiciels pour
l'administration, et les outils classiques de bureautique et d'informatique de gestion.

Savoirs-être :

- Rigueur / Fiabilité
- Dynamisme / Réactivité
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation

Your Work Environment

L'activité s'exerce au sein de l'Institut Jacques Monod (http://www.ijm.fr), unité mixte de recherche CNRS/Université Paris Cité d'environ 300 personnes de plus de 20 nationalités (chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs, techniciens, administratifs, post-doctorants, étudiants et visiteurs).
Cette unité de recherche fondamentale en science de la vie, dans laquelle les recherches interdisciplinaires sont vivement encouragées, a acquis au cours de ces dernières années une visibilité internationale. L'Institut Jacques Monod accueille actuellement 27 équipes de recherche, 4 plateformes technologiques et 7 services support. Il reçoit de ses tutelles un budget annuel d'environ 600 k€ et ses équipes et plateformes perçoivent chaque année entre 2 et 6 M€ de ressources sur appel à projets. L'encours annuel s'élève à plus de 20 M€.
Les 23 collaborateurs des services supports participent pleinement à la recherche scientifique de haut niveau produite à l'Institut Jacques Monod en fournissant des services de qualité, particulièrement reconnus.

L'Institut Jacques Monod est hébergé dans un bâtiment récent de l'Université Paris Cité sur le Campus Paris Rive Gauche situé dans le 13e arrondissement de Paris et accessible par tous les moyens de transport (Métro 14, RER C, Tramway T3, Bus 62 et 89, etc.).

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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