Responsable administratif H/F

Job Description

Missions

Membre de l'équipe de direction de l'iLM, le/la responsable administratif joue un rôle clé dans
l'administration et le pilotage de l'unité. Il/elle contribue à la définition des orientations
stratégiques et organise leur mise en œuvre dans les domaines administratif, financier, RH,
partenarial et de soutien au pilotage, dans un environnement multi-tutelles CNRS / Université Lyon 1.

Il/elle structure le dialogue de gestion, développe les outils d'aide à la décision, pilote les
projets d'évolution organisationnelle, sécurise les processus et porte une démarche d'amélioration
continue. Il/elle encadre les équipes administratives, coordonne les moyens nécessaires au
fonctionnement de l'unité, interagit avec les équipes de recherche et services et la plateforme
technologique de l'iLM. Il/elle représente la direction auprès des tutelles et partenaires. Il/elle
est garant du respect de la règlementation au sein de l'unité.

Activity

Participer, au sein de l'équipe de direction, à la conception de la stratégie, des objectifs et du
schéma directeur de l'unité sur son périmètre ; organiser leur mise en œuvre et en évaluer les
résultats.

Piloter le dialogue de gestion avec les tutelles, préparer les demandes de moyens, élaborer le
budget de l'unité, contrôler et analyser son exécution.

Élaborer et faire vivre les outils d'aide à la décision : indicateurs, tableaux de bord, analyses
financières et RH, bilans, statistiques, notes de synthèse et éléments d'arbitrage pour la
direction.

Définir et piloter les procédures internes de mise en œuvre de la réglementation ; assurer la veille
administrative, financière, RH et juridique ; veiller à l'application des règles et à la
sécurisation des processus.

Piloter les projets d'évolution organisationnelle, de simplification, de dématérialisation,
d'archivage, de contrôle interne, de démarche qualité et d'amélioration continue.

Accompagner le montage des contrats et des conventions, assurer leurs suivis et leurs
justifications financières.

Piloter la politique d'achat, la gestion administrative et financière des contrats, la tenue de
l'inventaire, superviser la gestion individuelle et collective des agents de l'unité.

Représenter la direction auprès des tutelles, partenaires institutionnels, réseaux professionnels et
instances internes ou externes.

Activité encadrer et animer une équipe:

Coordonner les responsables de pôles RH et Finances, organiser la transversalité entre les pôles,
planifier les activités, fixer les priorités et assurer le suivi des objectifs.

Avec les responsables de pôles, encadrer, animer et coordonner les équipes administratives de
l'unité (12 agents) : organiser la continuité de service, accompagner le développement des
compétences, déléguer, évaluer et fédérer les collectifs autour du projet de service. Prévenir et
accompagner les situations sensibles ou conflictuelles.

Your Profil

Skills

- Accompagner et conduire le changement
- Analyser, objectiver et synthétiser
- Communiquer et rendre compte, déléguer et responsabiliser
- Elaborer, définir et déployer un plan d'actions
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté
- Identifier les priorités, anticiper et être réactif
- Reconnaitre, mobiliser et fédérer le collectif de l'entité
- Connaitre et interagir avec son environnement dans le respect de la réglementation et des cadres
en vigueur
- Encadrer, superviser et évaluer les membres d'une équipe
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Être à l'écoute et faire preuve d'intelligence émotionnelle et relationnelle
- Se remettre en cause, savoir se positionner, s'adapter et avoir un sens critique et du
discernement

SAVOIRS :

- Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative, comptable et financière
de la fonction publique
- Connaissance des grands principes du droit public
- Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines, du statut des personnels des
établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
- Connaissance générale des techniques de communication
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de l'enseignement
supérieur et de la recherche



SAVOIR-FAIRE :

- Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration
et de la gestion
- Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs nécessaires à la réalisation des
objectifs de la structure.
- Elaborer des indicateurs et des tableaux de bord ;
- Analyser des résultats, définir et mettre en oeuvre un plan d'action
- Anglais : posséder un niveau de langue anglaise (niveau européen B1 à B2).


SAVOIR-ETRE :

- Réactivité,
- Rigueur,
- Esprit d'initiative,
- Sens du contact,
- Confidentialité

Your Work Environment

L'institut Lumière Matière (iLM) est une unité de recherche du CNRS et de l'Université Lyon 1,
située sur le campus LyonTech-la Doua. Il rassemble environ 320 collaborateurs, dont une centaine de
doctorants et post-doctorants, et regroupe 15 équipes de recherche. Fort de sa reconnaissance
internationale, l'iLM est un acteur majeur de la recherche et de l'innovation en physique sur la
région Auvergne Rhône Alpes, reconnu internationalement pour l'excellence de sa recherche. La
recherche fondamentale, l'interdisciplinarité, la réponse aux grands défis sociétaux et l'innovation
sont au cœur de la démarche de cette unité.

L'iLM occupe plus de 9000 m² sur le campus LyonTech-la Doua. Le soutien à la recherche est assuré
par cinq services supports à la recherche : administration, électronique & interfaçage,
informatique, infrastructure logistique & sécurité, mécanique, ainsi qu'une plateforme technologique
ILMTech dédiée à l'innovation et aux collaborations industrielles.
Le service administratif de l'iLM, composé de 12 agents, est structuré en deux pôles : les
ressources humaines et les finances. L'unité gère un budget d'environ 7 millions d'euros avec des
sources de financement diversifiées (Tutelles, ANR, Europe, contrats industriels, collectivités).
En plus des 320 collaborateurs, l'unité accueille environ 170 stagiaires par an.
L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique du directeur d'unité.

MODALITES SPECIFIQUES DE TRAVAIL :

Disponibilité, réactivité, confidentialité

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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