Missions

Au sein du pôle Gestion de l'unité, l'assistant en gestion administrative et financière a pour mission d'organiser la réalisation, la mise en œuvre et le suivi d'activité de gestion administrative et financière de l'Institut Français de Bio-informatique, unité d'appui à la recherche du CNRS. Il/elle assurera la gestion financière et comptable des dépenses et recettes et participera à la gestion du personnel de l'unité.

Activités

- Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de l'unité (dossiers de recrutement de CDD, stagiaires...),
- Procéder aux opérations d'engagement (bons de commande, ordres de mission) de l'unité conformément aux règles de l'achat public et aux procédures de la tutelle,
- Assurer le suivi des commandes, des livraisons, procéder au service fait et à la mise en paiement des factures et des états de frais des agents et invités,
- Gérer les litiges avec les fournisseurs,
- Effectuer régulièrement des extractions dans les systèmes d'information et les communiquer aux interlocuteurs concernés,
- Contribuer à la programmation, au suivi et à la justification financière des contrats de recherche, en lien avec les porteurs de projet,
- Participer au suivi du budget des équipes gérées, produire des bilans,
- Veiller au bon déroulement des dépenses sur contrats de recherche et ajuster, le cas échéant, la programmation,
- Participer à la publication et suivre les appels d'offre,
- Proposer, concevoir et faire appliquer des procédures internes en gestion financière, budgétaire et comptable,
- Gérer le suivi de l'inventaire matériel du laboratoire,
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables, les restituer pour la justification financière des contrats de recherche et conventions,
- Répondre aux enquêtes des services financiers de la tutelle CNRS,
- Suivre l'évolution des réglementations, directives et procédures administratives et financières, participer aux réunions des gestionnaires d'unité du CNRS et suivre les évolutions des procédures,
- Participer à l'organisation logistique et à la gestion administrative et financière de réunions, événements, colloques, sessions de formation (réservation de salles, suivi des inscriptions, réservations pour les invités, gestion des budgets et dépenses...).

Compétences

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière et des circuits de décision,
- Maîtrise des procédures spécifiques à l'un ou les domaines suivants : budget, recettes, dépenses, contrats, marchés publics, inventaires,
- Connaissance générale de la comptabilité publique, de la réglementation financière et des règles des marchés publics,
- Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public serait un plus,
- Connaissance des principaux outils informatiques appliqués à la gestion financière au CNRS (GESLAB, WEBCONTRAT, ESR MISSION, NOUBA...).

Langues :
- Français oral et écrit : bonne connaissance du français oral et écrit,
- Anglais oral et écrit : B1.

- Rigueur et fiabilité,
- Sens relationnel, sens du travail en équipe,
- Sens de l'organisation,
- Communiquer et faire preuve de pédagogie,
- Respect de la confidentialité.

Contexte de travail

Poste basé sur le campus de la Délégation CNRS de Villejuif .
Possibilité de faire du télétravail.
Le pôle gestion de l'unité sera composé de deux agents sous la responsabilité de la secrétaire générale.

L'Institut Français de Bioinformatique (https://france-bioinformatique.fr/) est une infrastructure nationale en biologie-santé qui fédère 36 plateformes régionales et équipes associées, ainsi qu'une unité coordinatrice, IFB-core (UAR 3601 CNRS / CEA / INSERM / INRAE ). L'IFB est également le nœud français de l'Infrastructure de Recherche européenne en bioinformatique ELIXIR. L'IFB a pour mission d'offrir un appui à la recherche en science du vivant en déployant une infrastructure numérique, des ressources logicielles, des services en bioinformatique et des formations en anticipant les développements futurs du domaine et de en participant aux innovations méthodologiques. Les activités de l'IFB couvrent la diversité des domaines thématiques de toutes ses tutelles : recherche fondamentale, santé, environnement et agronomie.
L'IFB est impliqué dans plusieurs projets applicatifs nationaux et internationaux d'envergure dans différents domaines des Sciences de la Vie et de la Santé.