Missions

Coordonner et/ou réaliser de manière autonome, des activités de gestion administrative du service administration du Comité d'Action et d'Entraide Sociales du CNRS (CAES) dans le respect des techniques, règles et procédures internes.

Activités

Activités principales :
- Assurer la réalisation des activités administratives du service,
- Coordonner les aspects de gestion administrative et logistique des instances (assemblées générales, conseil d'administration ...) en liaison avec les interlocuteurs et les prestataires,
- Organiser et participer aux réunions, savoir élaborer, structurer et rédiger des comptes rendus,
- Organiser et assurer le suivi des déplacements des élus (convocations, bulletins d'inscriptions),
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs,
- Réaliser des tableaux de bords de différentes sources (Gestion Electronique de Documents, Intranet),
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur,
- Synthétiser, hiérarchiser, classer l'information reçue en interne et en externe, en rendre compte, alerter selon le degré d'urgence,

Activités associées
- Participer à la conception d'outils de gestion administrative et à la rédaction de procédures pour améliorer le fonctionnement de la structure,
- Suivre les conventions (nationales, régionales...),
- Mettre en œuvre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble du domaine administratif.

Compétences

Savoirs généraux
- Connaître les techniques de gestion administrative,
- Maîtriser les techniques d'élaboration de comptes-rendus,
- Connaître la réglementation et les procédures de gestion administrative et financière

Savoir-faire opérationnels
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités,
- Maîtriser les techniques de communication à l'oral et à l'écrit,
- Maîtriser les outils bureautiques et la capacité à utiliser les outils informatiques spécifiques à un domaine.

Qualités requises pour le poste
- Avoir le sens du travail en équipe,
- Avoir une aisance rédactionnelle et une bonne orthographe
- Avoir de la Rigueur et de la fiabilité,
- Avoir de la discrétion et confidentialité,
- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse.
- Savoir s'adapter.

Contexte de travail

Le Comité d'Action et d'Entraide Sociales du CNRS (CAES) gère les activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs à destination des personnels du CNRS et de leur famille. Le CAES est une organisation structurée en trois niveaux : national, régional, et local via les comités locaux d'action sociale (CLAS) et sections régionales d'activités spécifiques (SERAS).

Les locaux du CAES siège sont situés 2 allée Georges Méliès à Vincennes. Les personnels ont accès à un restaurant interentreprise. Le télétravail est possible selon les procédures et conditions applicables au CNRS. Les postes au CAES du CNRS sont ouverts à tout candidat sans discrimination.

Plus d¿informations à propos du CAES : https://www.caes.cnrs.fr/

Le service ADM assure le secrétariat des élus du Bureau national. Il gère notamment le fonctionnement des instances nationales, régionales et locales (Conseils d'administration, Assemblées générales, etc...).

Au sein d'une équipe de 4 personnes, l'assistant-e en gestion en administrative est sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de service. Il ou elle est amené à se déplacer ponctuellement dans les différentes structures du CAES situées en région parisienne et en province.