Missions

Le/la responsable administratif-ve et financièr-e assiste la direction dans la gestion administrative, comptable et financière et des ressources humaines de l'unité. Il/elle réalise de manière autonome des activités relevant de ces domaines d'activité, dans le respect des techniques, des règles et des procédures des tutelles.

Activités

1 - Activités principales

Gestion administrative

- Assurer une interface efficace avec les services administratifs des tutelles et des partenaires
- Contribuer au pilotage stratégique en élaborant tableaux de bord, indicateurs, bilans et statistiques, et participer à l'amélioration continue des pratiques en concevant outils et processus de gestion
- Coordonner les activités de la plateforme PCN-ICMG :
o Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires ;
o Structurer et rédiger les documents d'information technique et/ou réglementaire.

Gestion financière et comptable

- Préparer et exécuter le budget aux côtés de la direction
- Piloter l'ensemble des opérations administratives et comptables en s'appuyant sur les outils du CNRS et de l'UGA
- Suivre les contrats en lien avec les services dédiés
- Engager les dépenses, contrôler les paiements, vérifier la conformité des procédures, notamment pour les achats complexes soumis aux règles de marchés publics
- Élaborer la tarification de la plateforme PCN-ICMG en intégrant des indicateurs destinés à la certification.

Gestion des ressources humaines

- Assurer la gestion RH de l'unité : suivi des personnels, planification de la formation continue, participation à la rédaction de profils de poste, diffusion des offres, suivi administratif des contrats et alimentation des bases institutionnelles

2 - Activités transversales :

- Assurer la fonction de correspondant·e formation pour identifier les besoins et rédiger le plan annuel
- Assurer la fonction de correspondant·e communication au sein des réseaux du CNRS et de l'UGA
- Être garant·e de la mise à jour des procédures qualité en lien avec les équipes techniques et scientifiques
- Veiller à l'actualisation du site web et au suivi des évolutions réglementaires dans tous les domaines de gestion

Compétences

Savoirs :

- Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Maitriser et respecter les dispositifs budgétaires, l'ensemble de règles et de procédures dans les domaines de la gestion administrative et financière au CNRS et à l'UGA.
- Connaitre le statut des personnels et la règlementation liée à la gestion des ressources humaines dans la fonction publique
- Connaitre les outils de gestion, de communication et de bureautique (pack office) et assister les utilisateurs internes et externes à l'unité
- Langue anglaise : niveau A2 à B1 (selon le cadre européen commun de référence pour les langues)
- La connaissance du droit public et du droit des contrats (gestion de marchés, rédaction de conventions) serait appréciée

Savoir-faire :

- Maitriser une/des méthodologies de conduite de projet
- Rédiger des rapports ou des documents, concevoir et alimenter des tableaux de bord
- Maitriser les logiciels de gestion financière du CNRS (Geslab) et de l'UGA (SIFAC)
- Connaitre les outils de gestion RH (agate-tempo, Canopé, reseda-Biper)
- Connaître les outils de gestion des missions (Etamine-Notilus)
- Prévenir et gérer les conflits ou les situations sensibles

Savoir-être :

- Faire preuve d'autonomie
- Être rigoureux-se, avoir le sens de l'organisation, savoir gérer gestion les priorités
- Savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie en cas de situations sensibles
- Respect de la confidentialité
- Avoir le sens du travail en équipe

Contexte de travail

L'Institut de Chimie Moléculaire de Grenoble est une unité d'Appui à la Recherche située sur le campus universitaire de Saint Martin D'Hères, près de Grenoble. Elle est placée sous les tutelles du CNRS et de l'Université Grenoble Alpes. Elle a pour mission principale la coordination d'un ensemble de plateformes d'équipements scientifiques au service des unités de chimie du site grenoblois, mais aussi d'autres unités de recherche du secteur académique ou privé au niveau national et international. L'UAR est composée de 23 personnels techniques dédiés, regroupe 7 plateformes techniques sous gestion administrative et financière et bénéficie à plus de 300 personnes (enseignants-chercheurs, chercheurs, doctorants, etc..), qui utilisent quotidiennement ses équipements dans le cadre des projets de recherches.
Le/la responsable administratif-ve et financière est placé-e sous la responsabilité hiérarchique du directeur d'unité et travaille en étroite collaboration avec lui. Il/elle l'assiste et le représente auprès des tutelles CNRS et UGA et des partenaires institutionnels et privés. Il/elle bénéficie d'une délégation de signature qui vient appuyer cette fonction au quotidien. Il/elle assure la coordination de l'ensemble des actions de l'unité, pilote le volet administratif opérationnel en collaboration avec le directeur, l'accompagne dans la réflexion et la prise de décision quant à la conception des objectifs et stratégies de l'unité pour les aspects administratifs et financiers, auprès des partenaires internes et externes.
Les activités pouvant être réalisées en télétravail seront à définir avec le responsable hiérarchique, sous réserve de respecter la réglementation en vigueur au CNRS.
La personne recrutée pourra bénéficier de formations et d'un accompagnement pour parfaire ses compétences.