Assistant-e en gestion administrative H/F

Job Description

Missions

L¿assistant/assistante en gestion a pour mission d'assurer la gestion administrative et financière de la Direction Europe et International (DEI).

Activity

Gestion financière

- Saisir des actes de gestion dans l'outil GESLAB dans le respect de la réglementation financière du CNRS
- Réserver des voyages et des hôtels et liquider les états de frais via les outils ESR missions
- Répondre aux demandes du service financier de la délégation régionale
- Saisir les notifications financières à destination des laboratoires via l'outil BFC
- Alimenter les tableaux de bord budgétaire
- Sélectionner et diffuser les informations
- Collecter et conserver les pièces justificatives des actes de gestion
Gestion administrative

- Assurer le soutien logistique de la direction (locaux, matériels, fournitures) et des réunions organisées par la DEI (semaines des bureaux, réunions avec les instituts, accueil délégations étrangères) en collaboration avec l'assistante de direction
- Aide à la préparation du séminaire de direction
- Répondre aux demandes d'informations des personnels de la DEI, des autres services et de l'extérieur
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels, nouveaux entrants) et externes (partenaires)
- Vous pourrez en outre être amené(e) à remplacer l'assistante de direction, afin d'assurer la continuité du service : Les rendez-vous du directeur et ses adjoints, participer à la circulation des parapheurs, assurer la circulation du courrier

Your Profil

Skills

Savoirs / connaissances

- Maîtrise de Geslab et des outils ESR missions
- Maîtrise de Réséda personnels et fournisseurs
- Maîtrise de l'outil BFC (notifications)
- Réglementation de la dépense publique appliquée au CNRS
- Connaissance du mailer Outlook et de la suite office
- Savoir rédiger et maitriser l'orthographe
- Savoir gérer un système de classement

Capacité d'expression et de lecture en anglais niveau B2 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-faire
- Hiérarchiser et assurer le suivi des demandes
- Appliquer les procédures et les consignes
- Savoir gérer son activité dans le respect des délais
- Savoir mettre en forme des documents

Savoirs-être
- Travailler en équipe
- Être rigoureux et polyvalent
- Savoir rendre compte
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Qualités relationnelles

Your Work Environment

Au sein de la direction administrative de la DEI, l¿assistant-e en gestion administrative assurera ses activités sous l¿autorité de l¿adjoint du directeur adjoint administratif.

La Direction Europe et International (DEI) contribue à établir, mettre en œuvre et valoriser la politique scientifique de collaboration européenne et internationale du CNRS.
La DEI est rattachée à la Direction générale déléguée à la science (DGDS); son effectif est de 60 agents en France et à l¿étranger.

Elle est composée de 4 pôles géographiques, coordonnant un réseau de 11 bureaux de représentation à l¿étranger, d¿une direction administrative regroupant les activités transverses (communication, juridique et données) et d¿un réseau de 9 ingénieurs projets européens.

Le poste est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange, 16e arr. - Métros lignes 9 et 10.)

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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