Assistant-e en gestion administrative H/F

Description du Poste

Les Missions

L¿assistant/assistante en gestion a pour mission d'assurer la gestion administrative et financière de la Direction Europe et International (DEI).

L'Activité

Gestion financière

- Saisir des actes de gestion dans l'outil GESLAB dans le respect de la réglementation financière du CNRS
- Réserver des voyages et des hôtels et liquider les états de frais via les outils ESR missions
- Répondre aux demandes du service financier de la délégation régionale
- Saisir les notifications financières à destination des laboratoires via l'outil BFC
- Alimenter les tableaux de bord budgétaire
- Sélectionner et diffuser les informations
- Collecter et conserver les pièces justificatives des actes de gestion
Gestion administrative

- Assurer le soutien logistique de la direction (locaux, matériels, fournitures) et des réunions organisées par la DEI (semaines des bureaux, réunions avec les instituts, accueil délégations étrangères) en collaboration avec l'assistante de direction
- Aide à la préparation du séminaire de direction
- Répondre aux demandes d'informations des personnels de la DEI, des autres services et de l'extérieur
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels, nouveaux entrants) et externes (partenaires)
- Vous pourrez en outre être amené(e) à remplacer l'assistante de direction, afin d'assurer la continuité du service : Les rendez-vous du directeur et ses adjoints, participer à la circulation des parapheurs, assurer la circulation du courrier

Votre Profil

Compétences

Savoirs / connaissances

- Maîtrise de Geslab et des outils ESR missions
- Maîtrise de Réséda personnels et fournisseurs
- Maîtrise de l'outil BFC (notifications)
- Réglementation de la dépense publique appliquée au CNRS
- Connaissance du mailer Outlook et de la suite office
- Savoir rédiger et maitriser l'orthographe
- Savoir gérer un système de classement

Capacité d'expression et de lecture en anglais niveau B2 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-faire
- Hiérarchiser et assurer le suivi des demandes
- Appliquer les procédures et les consignes
- Savoir gérer son activité dans le respect des délais
- Savoir mettre en forme des documents

Savoirs-être
- Travailler en équipe
- Être rigoureux et polyvalent
- Savoir rendre compte
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Qualités relationnelles

Votre Environnement de Travail

Au sein de la direction administrative de la DEI, l¿assistant-e en gestion administrative assurera ses activités sous l¿autorité de l¿adjoint du directeur adjoint administratif.

La Direction Europe et International (DEI) contribue à établir, mettre en œuvre et valoriser la politique scientifique de collaboration européenne et internationale du CNRS.
La DEI est rattachée à la Direction générale déléguée à la science (DGDS); son effectif est de 60 agents en France et à l¿étranger.

Elle est composée de 4 pôles géographiques, coordonnant un réseau de 11 bureaux de représentation à l¿étranger, d¿une direction administrative regroupant les activités transverses (communication, juridique et données) et d¿un réseau de 9 ingénieurs projets européens.

Le poste est situé au siège du CNRS (3, rue Michel-Ange, 16e arr. - Métros lignes 9 et 10.)

Rémunération et avantages

Rémunération

Congés et RTT annuels

44 jours

Pratique et Indemnisation du TT

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

À propos de l’offre

À propos du CNRS

Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d’associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement.

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Les métiers de la recherche