Assistant-e en gestion administrative H/F

Job Description

Missions

L'assistante en gestion administrative a pour mission de coordonner et réaliser de manière autonome et rigoureuse, les activités de secrétariat, administratives et financières de la Direction Europe et International (DEI).

Activity

Activités principales : GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE :
- Gérer l'agenda du Directeur, prise de RDV, traitement et suivi de la messagerie de la Direction ;
- Coordonner les aspects logistiques de la direction : réservations de salles, contacts fournisseurs, achats de proximité, demandes aux services techniques et logistiques centraux, relations avec les services courrier et imprimerie... ;
- Accueillir, informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction : invités, nouveaux entrants ;
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs ;
- Instruire les dossiers de recrutements de CDD et stagiaires en lien avec le SRH (outils CANOPE, RESEDA et Nouveaux Entrants).

Activités secondaires : GESTION FINANCIERE :
- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation et mandatement ;
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;
- Valider et réserver les titres de transport et d'hébergement sur les outils ESR Missions ;
- Organiser le classement et l'archivage de documents.

Activité spécifique ou d'intérêt collectif : encadrement d'apprenti(s) ou stagiaire(s) dans le domaine administratif

Your Profil

Skills

Savoirs / connaissances :
- Connaissance approfondie des techniques de secrétariat et d'assistanat
- Base des règles et des techniques de la comptabilité
- Maîtrise de l'orthographe
- Connaissance du CNRS et de la recherche publique
- Anglais A1 à A2

Savoir-faire :
- Maitrise de la messagerie OUTLOOK et du pack office
- Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
- Utilisation des outils de partage de documents (espaces communs, clouds)
- Utilisation des outils de gestion : ESR missions, Réséda, Canope, GESLAB
- Appliquer les procédures spécifiques dans les domaines des achats et missions

Savoir-être :
- Savoir gérer son activité de manière autonome
- Être rigoureux et polyvalent
- Sens du service
- Polyvalence
- Savoir rendre compte
- Discrétion, sens de la confidentialité,
- Travailler en équipe
- Esprit d'initiative
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Qualités relationnelles

Your Work Environment

Au sein du pôle administratif de la DEI composé de 3 personnes, l'assistante en gestion administrative est placé.e sous l'autorité du/de la directrice adjointe administrative (DAA). Il/Elle travaille en lien étroit avec le directeur et interagit avec l'ensemble des équipes de la DEI, en particulier au siège.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

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