Missions

L'assistant-e de direction assure l'assistanat et le suivi des activités du secrétariat de la Présidence - direction générale du CNRS.

Activités

- Assurer les travaux classiques de secrétariat de direction : gestion de l'agenda du Président-directeur général (PDG) et de la Directrice de cabinet, gestion des interlocuteurs (téléphone, mails... ), rédaction, diffusion de notes ou correspondances à partir de consignes orales ou écrites, suivi des parapheurs, enregistrement du courrier
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations nationales et internationales et en assurer la logistique
- Elaborer des actes de gestion dans les domaines administratif, financier et comptable
- Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous journaliers du PDG en rassemblant des informations et des documents
- Assister la Directrice de cabinet et contribuer, à sa demande, à des dossiers de fond (rédaction, planification et suivi de réalisation)
- Collecter des informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation
- Exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et les partenaires extérieurs
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs des services internes et les partenaires extérieurs
- Concevoir et proposer des modes d'organisation et des procédures
- Classer et archiver les documents

Compétences

* Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint)
- Maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable
- Posséder des connaissances sur l'organisation et les activités de l'établissement
- organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Comprendre et s'exprimer aisément en anglais dans toute situation professionnelle: niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues
- Posséder des connaissances sur l'organisation et les activités de l'établissement

* Savoirs-être :
- Savoir faire preuve de rigueur, d'initiatives et de réactivité
- Savoir rendre compte de façon claire et précise des actions et dossiers en cours et en préparation - Savoir planifier, organiser et prioriser les activités dans le respect des échéances
- Etre autonome dans la gestion des dossiers et force de proposition
- Etre doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
- Posséder des aptitudes pour le travail en équipe

Contexte de travail

Le président-directeur général du CNRS définit la politique générale de l'établissement dans le cadre des orientations arrêtées par le conseil d'administration et assure la direction scientifique, administrative et financière du centre.

Il conduit les relations de l'organisme avec les établissements d'enseignement supérieur et de recherche et avec les partenaires socio-économiques. Pour cela, il s'appuie sur trois directions générales déléguées, une à la science (DGD-S), une aux ressources (DGD-R) et une autre à l'Innovation (DGD-I), elles-mêmes sous-divisées en différentes directions, un cabinet ainsi que sur des conseillers/chargés de mission.
Le Président, le DGD-S, le DGD-R, DGD-I et la Directrice de cabinet composent le Directoire.

L'assistant-e de direction exercera ses fonctions au sein du bureau du secrétariat de la Présidence composé de 3 personnes, sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet. Il-elle exercera ses fonctions selon deux horaires hebdomadaires en alternance : 8h30-17h15, 9h45-18h30. Le poste est localisé au siège du CNRS dans le 16ème arrondissement de Paris.