Missions

Dans une logique transversale, le ou la responsable administratif-ve et financier-ère a pour missions
principales :
-Encadrer, animer une équipe et superviser le fonctionnement régulier et continu de l'activité.
- Organiser le pilotage et le suivi opérationnel administratif et financier des différentes activités
de l'IFSeM.
- Assurer le contrôle et le suivi des budgets pluriannuels relatifs aux
opérations immobilières.

Activités

Animer et encadrer une équipe de deux gestionnaires et interagir avec le service
financier et comptable de la DR01 :

- Concevoir et faire appliquer des procédures internes en gestion financière, budgétaire et
comptable ;
- Concevoir et actualiser des outils de pilotage, d'analyse et de reporting, identifier des
indicateurs et en assurer le suivi ;
- Proposer une démarche qualité, et assurer sa mise en œuvre dans l'organisation des activités ;
- Assurer la coordination et la communication entre les services internes (les acheteurs, les
conducteurs d'opérations pour la partie immobilière), la DSFIM et le SFC de la DR1.

Assurer le contrôle et le suivi du budget annuel de la structure :

- Au côté de la Direction de l'IFSeM établir et proposer le budget de l'IFSeM et contrôler sa
répartition et son exécution ;
- Coordonner la réalisation des activités administratives et budgétaires des différentes activités
de l'IFSeM (frais de mission, gestion administrative du parc automobile francilien...) ;
- Organiser, planifier et contrôler la bonne exécution budgétaire des différentes activités de
l'IFSeM.

Assurer le contrôle et le suivi des budgets pluriannuels relatifs aux opérations immobilières :

- Contribuer, en lien avec le responsable du pôle patrimoine et logistique à la
programmation budgétaire (Budget initial et Budget(s) rectificatif(s)) des
opérations immobilières pluriannuelles et entretiens programmés dont l'IFSeM est
maîtrise d'ouvrage,
- Coordonner le suivi financier des opérations immobilières en lien avec les conducteurs
d'opération, le SFC et la DSFIM.

Compétences

Connaissances :
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux
établissements publics ;
- Connaissance générale de la réglementation de la commande publique ;
- Connaissance des process juridiques, administratifs et financiers d'une opération immobilière ;
- Connaissance générale des techniques conduite de projet et des techniques de communication.

Savoir-faire :
- Appliquer et faire appliquer les règles et procédures juridiques, administratives et financières ;
- Encadrer, superviser et évaluer les membres d'une équipe ;
- Elaborer des outils de pilotage et de suivi (indicateurs, tableaux de bord) et les exploiter ;
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe;
- Rédiger des notes, comptes rendus, procédures.
Savoirs-être :
- Être à l'écoute de ses interlocuteurs et force de proposition ;
- Disposer de bonnes capacités rédactionnelles et de communication
- Etre autonome tout en sachant rendre compte
- Aptitude à travailler en équipe et en transversalité dans un environnement complexe
- Capacité organisationnelle, rigueur, réactivité
- Qualités relationnelles nécessaires et aptitude avérée au dialogue au regard des contacts nombreux
et réguliers avec l'ensemble des acteurs internes et externes (chefs de service, directions
fonctionnelles, prestataires...)

Contexte de travail

Le Service mutualisé d'Ile-de-France (IFSeM) propose et met en œuvre une offre de service dans les
domaines mutualisés de la formation, des achats, du patrimoine immobilier et de la logistique ainsi
que des systèmes d'informations au bénéfice des cinq délégations du CNRS en Ile-de-France (540
unités et 12 000 agents).
Rattaché à la DR1, l'IFSeM dispose d'un budget annuel d'environ 1M € en fonctionnement (secteur
conservation des données et des documents (SC2D-IDF),secteur de l'imprimé, service audiovisuel) et
d'environ 7M € en crédits d'opérations immobilières pluriannuelles et d'entretien programmé répartis
sur 2 centres financiers lui permettant de consommer les crédits qui lui sont alloués.
Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable de l'IFSeM, en lien fonctionnel avec les
responsables du pôle patrimoine et logistique et en étroite collaboration avec le pôle achats et le
Service financier et comptable de la DR1, le/la responsable administratif-ve et financier-ière porte
dans ses activités le développement d'un processus d'amélioration continue. Il/elle interagit avec
toutes les pôles de l'IFSeM ainsi qu'avec les différents services administratifs de la Délégation
Ile-de-France Villejuif. Il/Elle assure le pilotage administratif et financier de l'IFSeM dans un
environnement complexe (multi-DR, multisites et multi-acteurs).
Le lieu de travail est situé sur le campus de la délégation Ile-de-France Villejuif. Le site est
accessible en transport en commun et dispose d'un restaurant collectif.
Un accompagnement dans la prise de poste sera assuré.
Une partie des activités sont télétravaillables et seront à définir avec la responsable du service,
sous réserve de respecter la réglementation en vigueur au CNRS
Des déplacements ponctuels en Ile-de-France sont à prévoir dans le cadre de ce poste.