Missions

Assurer la coordination et la gestion de l'IRL 2026 HumanitiesPlus et l'IRL 2021 PPC (Particle Physics and Cosmology) à l'Université de Chicago ; assurer le pilotage administratif (finances, RH, partenariats, communication, hygiène et Sécurité...) des deux laboratoires dans un environnement international, interdisciplinaire et multi-tutelles

Activités

- Mobiliser et coordonner les ressources humaines (administratives, logistiques et techniques) et matérielles nécessaires au bon déroulement des activités scientifiques des deux IRL dans un contexte international.

- Participer à l'élaboration des budgets, à leur contrôle et leur exécution. Suivre et analyser les dépenses et les recettes pour les lignes budgétaires (y compris celles localisées à l'Université de Chicago) ; traiter les commandes ; organiser et gérer certaines missions

- Faciliter les démarches d'affectation des personnels CNRS ; accompagner les procédures administratives d'accueil des visiteurs (chercheurs / chercheuses et doctorant.e.s) à l'Université de Chicago; appuyer les démarches d'obtention de visa et organiser l'accueil des visiteurs sur le campus.

- Assurer la fluidité des échanges entre les différentes structures et institutions impliquées dans le partenariat : le CNRS, la délégation de rattachement (DR16) et les instituts concernés, ainsi qu'avec les diverses composantes au sein de l'Université de Chicago (UChicago Global, Divisions, départements, laboratoires, instituts etc.)

- Mettre en œuvre des actions de communication internes et externes, et gérer la miser à jour du site internet des deux IRL

- Assister et conseiller la direction des IRL

- Soutenir la direction dans le suivi et l'établissement des rapports financiers annuels, et la planification des moyens, en veillant au respect des échéances

- Organiser la logistique d'évènements sur le campus

- Effectuer une veille sur les opportunités de financements

- Répondre aux enquêtes, et évaluations sur l'organisation, les productions scientifiques et les moyens des deux IRL

Compétences

Très bonne maitrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral

Maitrise des outils informatiques appliqués à la gestion financière et administrative

Compétences managériales, budgétaires et d'organisation avérées

Maitrise des techniques d'achat et de communication

Bonne connaissance du fonctionnement du CNRS

Expérience souhaitée de la gestion de structures ou réseaux de recherche à l'international et / ou bonne connaissance du contexte universitaire américain

Capacités relationnelles et d'adaptation dans un contexte culturel différent

Rigueur, fiabilité, flexibilité

Esprit d'initiative

Sens de l'accueil, capacité d'écoute, et diplomatie dans la communication

Contexte de travail

Ce poste est basé sur le campus de l'Université de Chicago, un environnement académique de renommée internationale situé dans une ville offrant des conditions de vie et de travail exceptionnelles.

Le poste s'inscrit dans un contexte de développement de deux nouveaux IRL émergents, offrant l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec les directeurs des IRL et de faire preuve d'initiative et de créativité. Le contexte interdisciplinaire est particulièrement riche, stimulant et varié, à l'intersection de plusieurs domaines scientifiques et instituts (SHS et Physique).

Le poste est d'autant plus motivant que ces IRL, bien que de petite taille, accueillent de nombreux chercheurs, chercheuses et doctorant.e.s et soutiennent des collaborations diversifiées dans des projets de recherche de grande envergure.

La mission est valorisante, car elle implique un rôle clé d'interface entre diverses structures, partenaires et interlocuteurs (Directeurs des IRL ; Services administratifs de la DR16 et des instituts au siège du CNRS ; Personnel administratif des divisions et départements de l'université américaine partenaire ; Services des visiteurs internationaux de l'université partenaire ; Membres des comités de pilotage des IRL ; Membres des IRL ; Consulat de France à Chicago ; Bureau du CNRS à Washington).

Beaucoup de choses sont encore à créer et à structurer, laissant au candidat ou à la candidate une place essentielle dans la mise en place des processus et dans l'accompagnement des nombreux acteurs impliqués.