Assistant-e en gestion administrative H/F

Job Description

Missions

L'assistante / l'assistant réalise de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative de CNRS Sciences humaines & sociales. Il/elle intervient auprès des directeurs adjoints scientifiques (DAS) et des responsables de pôles, dans l'ensemble de leurs missions, en lien avec les chargés d'études en administration scientifiques (CEAS).

Activity

1- Assurer l'assistanat de direction auprès des directeurs et directrices adjoint.es scientifiques (DAS) :
- Instruire des procédures RH, rédiger des notes et courriers selon des modèles de courrier type en lien avec les DAS (changement d'affectation, demande de prolongation, réintégration...), en assurer le suivi et l'archivage.
- Assister les DAS dans l'organisation de réunions (prise de rendez-vous, réservations de salle, accueil des invités...)
- Gérer ponctuellement les missions (établir des ordres de missions, réserver des voyages et des hôtels auprès du prestataire du CNRS, liquider les états de frais)
- Assurer la diffusion de documents et d'informations en interne et en externe, organiser des mailings Procéder à l'archivage des pièces administratives
- Répondre aux demandes d'informations écrites et orales et orienter vers les bons interlocuteurs de l'institut

2- Activités transverses :
- Assister les CEAS dans le traitement des campagnes RH et des campagnes de contractualisation des unités (saisie et vérification d'informations dans les applications CNRS, sur excel...)
- Assurer un soutien logistique et opérationnel pour l'organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) en lien avec les équipes des pôles de l'institut
- Mettre en place et actualiser des bases de contacts en lien avec les pôles de l'institut
- Participer au soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service

Your Profil

Skills

- Connaissance générale des techniques d'assistanat et de gestion administrative
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité du CNRS
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir planifier et prioriser son activité
- Savoir travailler en équipe, en binôme, en trinôme
- Avoir un bon relationnel avec un public varié (directeurs d'unités, personnels chercheurs et enseignants-chercheurs, IT, délégations régionales, directions fonctionnelles, autres établissements de recherche et d'enseignement supérieur, ...)
- Maîtriser le pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Faire preuve d'un esprit de synthèse

Your Work Environment

CNRS Sciences humaines & sociales est l'un des dix instituts du CNRS et a pour mission de contribuer à l'élaboration de la politique scientifique du CNRS dans le domaine des sciences humaines et des sciences sociales, et de la mettre en œuvre, en lien avec de nombreux partenaires académiques et institutionnels. Il pilote environ 300 laboratoires et structures de recherche, dans lesquels travaillent 21000 personnes (permanents, contractuels, doctorants) dont 3800 agents CNRS.

L'institut réunit une équipe d'une cinquantaine de personnes constituée d'une direction, d'une équipe scientifique de 12 directeurs et directrices adjoints scientifiques, auxquels sont associés 10 délégué(es) scientifiques, et d'une équipe de soutien à la recherche de 30 personnes, organisée en pôles d'expertise.
La fonction s'exerce au sein du pôle des CEAS et assistants, sous la responsabilité de la directrice adjointe administrative adjointe (D3A), en lien avec l'ensemble des agents de l'institut.

Le poste est situé au siège du CNRS desservi par le métro lignes 9, 10 et le RER C. Le siège du CNRS dispose pour son personnel d'un parking à vélo, d'un restaurant administratif et d'un comité d'action sociale.

Atouts du poste :
Cet emploi est proposé au sein d'un service ayant mis en place un parcours d'accueil de ses nouveaux entrants, afin de garantir une appropriation de poste aisée et permettant d'être exercé avec une grande autonomie. La personne recrutée sera intégrée au sein d'un collectif dynamique dont le fonctionnement repose sur un travail en mode collaboratif, encourageant la prise d'initiatives.

Compensation and benefits

Compensation

Annual leave and RTT

44 jours

Remote Working practice and compensation

Pratique et indemnisation du TT

Transport

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

About the offer

About the CNRS

The CNRS is a major player in fundamental research on a global scale. The CNRS is the only French organization active in all scientific fields. Its unique position as a multi-specialist allows it to bring together different disciplines to address the most important challenges of the contemporary world, in connection with the actors of change.

CNRS

The research professions