Missions

En soutien du Responsable d’Exploitation, votre mission est de piloter le fonctionnement technique des bâtiments de recherche dans les différents corps de métier (en particulier en Génie Climatique, CFO-CFA et Plomberie/Fluides), et de piloter les différents prestataires intervenant au quotidien, dans le cadre des maintenances correctives et préventives. L’essentiel des interventions s’effectue en correctif, en réponse aux signalements de dysfonctionnements remontés par les usagers de l’Institut.

Activités

- Vous êtes le garant du fonctionnement technique des bâtiments dans les différents corps de métier, à partir de la documentation existante (Documents des Ouvrages Exécutés) et de votre propre connaissance des installations acquise au fil de votre mission. Cela vous permet d'identifier, comprendre et résoudre les désordres rencontrés, mais aussi d'identifier des pistes d'amélioration pour optimiser et pérenniser le fonctionnement de l'infrastructure.
- Vous complétez et suivez les plans de charge des prestataires et programmez leurs interventions (en interaction avec leurs chargés d’affaire).
- Vous suivez le bon avancement de ces opérations au quotidien, en relation avec les chargés d’affaire ou opérateurs sur le terrain. Par exemple, en cas de panne, vous vous assurez qu’ils diagnostiquent correctement l’origine du problème et les solutions à mener immédiatement ou dans un 2nd temps.
- Pour toutes ces prestations, vous assurez également la communication auprès des personnels impactés (réponse en cas de signalement d’un problème ; annonce des prestations ; explications/débriefing des interventions ; suivi post-intervention)
- Vous assurez le suivi administratif de ces prestations (demande et réception des devis, des bons d’intervention…), en lien avec le Service Financier qui traite les commandes et factures
- Vous planifiez et suivez les prestations de contrôle règlementaire annuel (Contrôles Electriques, Sorbonnes, Autoclaves, Postes de Sécurité, Détecteurs de Gaz), et assurez la coordination entre les sociétés mobilisées et les personnels dans les locaux
- Vous réalisez les tableaux de suivi des prestations, notamment budgétaires, afin de garantir le respect des enveloppes allouées, et de cartographier les dépenses en vue des futures demandes de financement et/ou des projets d’optimisation futurs.
- Vous réalisez les cahiers des charges pour les marchés de maintenance à la charge de l’Institut (Maintenance Congélateurs -80°C ; Maintenance des climatisations individuelles et Chambres Froides ; Maintenance Systèmes de Détection Gaz)

Compétences

Profil :
- Vous êtes issu d’une formation technique (de préférence CFO/CFA ou CVC) et souhaitez vous orienter vers la conduite de prestations externalisées tous corps d’état.
- Vous justifiez d’une expérience dans le domaine de la maintenance (dans une société de service ou directement au sein d’un service internalisé), et d’un premier vécu en pilotage de prestataires.



Compétences / qualités :
- Vous avez un excellent relationnel et un sens développé de la communication écrite comme orale
- Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre conscience professionnelle, pour traiter des problèmes qui impactent directement les résultats des équipes de recherche scientifique
- Vous êtes doté(e) d’un bon sens de l’organisation, qui vous permettra de faire avancer simultanément tout un ensemble de prestations (y compris du point de vue administratif)
- Vous faites preuve de proactivité, afin d’anticiper et résoudre les situations de blocage (il sera souvent nécessaire de relancer les prestataires que vous solliciterez)
- D’un naturel empathique, vous démontrez un esprit d’équipe qui vous permettra de gagner la confiance de vos différents interlocuteurs (Services de l’Institut, Personnels de Recherche, Prestataires…)
- Vous savez résister à la pression, afin de pouvoir faire face aux situations d’urgence et de garder un échange constructif avec des personnels parfois sous tension et/ou en situation de stress

Contexte de travail

- Vous intégrez un Institut de Recherche en Biologie basé sur le campus CNRS de Gif-sur-Yvette.
L'unité a un effectif moyen de près de 650 personnes réparties entre 5 départements scientifiques, 59 équipes de recherche, 15 plateformes technologiques de haut niveau et 11 services supports et soutiens.
Le patrimoine immobilier de l’Institut est composé de 3 bâtiments neufs et/ou réhabilités représentant environ 22.000m2, et de 7 bâtiments déjà en exploitation et d’âges variés (représentant environ 15.000m2).
- Les principaux prestataires à coordonner sont plutôt d’ordre technique, notamment le prestataire CVC (Climatisation-Ventilation-Chauffage), le prestataire de Plomberie ou encore le prestataire Electricité (CFO-CFA).
- A cela s’ajoutent des prestataires spécialisés (Chambres Climatiques ; Fluides Spéciaux ; Equipements de Laverie ; Equipements de recherche…) ou relevant de l’entretien courant (Ménage, Service Logistique du Campus, Serrurerie, Stores…).
- La plupart des prestataires interviennent dans le cadre de marchés publics pluriannuels préalablement définis à l’échelle de la circonscription (les cahiers des charges ne sont pas réalisés par l’Institut). L’Institut réalise cependant ses propres accords-cadres ou marchés annuels pour des prestations plus spécifiques à l’activité de recherche (Chambres Thermostatées ; Climatisations Indépendantes ; Congélateurs -80°C, etc.).
- D’une manière générale, au-delà de la formation et des compétences, les savoir-être seront déterminants dans le choix du candidat. En effet, ce recrutement vise à intégrer une personne qui cherchera à se pérenniser et progresser dans un service et un institut en cours de structuration.
- Vous venez compléter un Service également composé d’une Chargée de Projets/Travaux, de deux Techniciens de terrain en charge des interventions de premier niveau, et d’une secrétaire administrative. Vous échangerez régulièrement avec d’autres services, notamment Service Financier et Service informatique